هشت مزیت برنامه مدیریت پروژه در مشهد

اگر تا به حال حس کرده‌اید که کنترل تیم پروژه مثل گله‌داری گربه‌هاست، شاید وقتش باشد که یک برنامه مدیریت پروژه مشهدی را اجرا کنید.

همان‌طور که بدون داشتن تصویری روشن از مقصد و مسیر، به سفر مهمی نمی‌روید، یک برنامه مدیریت پروژه خوب نیز مسیر و روش تشخیص رسیدن به هدف را مشخص می‌کند.

رهبرانِ سازمان‌ها باید در مرحله‌ی برنامه‌ریزی پروژه، تدوین برنامه‌ای دقیق و کامل را امری ضروری بدانند. در این مقاله، به بررسی مفهوم برنامه‌ی مدیریت پروژه و مزایای آن برای تیم و پروژه‌ی بعدی شما می‌پردازیم.

برنامه مدیریت پروژه در مشهد چیست؟

طرح مدیریت پروژه، سندی است که شامل تمام اطلاعات مورد نیاز تیم درباره پروژه می‌باشد. مانند سایر بخش‌های فرآیند برنامه‌ریزی پروژه، این طرح کتبی باید شامل نظرات مدیران پروژه، ذینفعان کلیدی و سایر اعضای تیم باشد.

یک سند برنامه‌ی پروژه معمولاً شامل موارد زیر است:

• برنامه و جدول زمانی پروژه
• محدوده و خروجی‌های پروژه
• برنامه مدیریت منابع انسانی و هزینه‌ها
• برنامه مدیریت ریسک
• برنامه‌ای برای مدیریت ذینفعان پروژه، فرآیندهای سازمانی و سایر اطلاعات ضروری کسب‌وکار که می‌تواند بر اجرای پروژه تأثیر بگذارد.

این سند رسمی می‌تواند بسیار طولانی شود، بنابراین مؤسسه مدیریت پروژه شاخص عملکرد محصول همچنین تهیه خلاصه مدیریتی پیشنهاد می‌شود که نکات برجسته را به شکلی ساده و قابل فهم ارائه دهد.

اگرچه تهیه‌ی برنامه یکی از مراحل برنامه‌ریزی پروژه است، اما این سند باید پویا باشد؛ یعنی در طول مراحل پروژه، برای انعکاس تغییرات ایجاد شده، مورد بازبینی و به‌روزرسانی قرار گیرد.

ایجاد برنامه در ابتدا ممکن است کمی زمان ببرد، اما می‌توانید الگوی مدیریتی پروژه را متناسب با صنعت و نوع پروژه خود ایجاد کنید. این کار در آینده در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند و به ایجاد انسجام در فرآیندهای برنامه‌ریزی پروژه کمک خواهد کرد.

مزایای برنامه مدیریت پروژه چه هستند؟

به عنوان مدیر آژانس، شاید از خود بپرسید که آیا سرمایه‌گذاری این همه وقت در مستندسازی دقیق پروژه، واقعا بهترین روش است. در نهایت، یک برنامه بی‌عیب و نقص خوب است، اما آیا واقعا می‌تواند واقعیت (و غیرقابل پیش‌بینی بودن) کار روی پروژه‌های خلاقانه و دیجیتال را نشان دهد؟

خب، پاسخ کوتاه این است که مطمئناًمی‌توانداجرای پروژه بدون برنامه مدیریتی امکان‌پذیر است، اما داشتن چنین برنامه‌ای در مراحل مختلف چرخه عمر پروژه، زندگی شما را آسان‌تر می‌کند.

هشت مزیت برنامه ریزی پروژه در اینجا آمده است.

اول. دامنه، مرزها و تحویل‌دادنی‌های پروژه را تعریف می‌کند

گرد هم آوردن ذینفعان در جلسه‌ی برنامه‌ریزی مدیریت پروژه، به شما کمک می‌کند تا بنیان‌های پروژه را ایجاد کنید. اولین گام، تعریف محدوده‌ی پروژه است که به شما کمک می‌کند محدودیت‌ها و مرزهای پروژه را مشخص کنید و همچنین اطمینان حاصل کنید که در مورد خروجی‌هایی که ارائه خواهید داد، شفافیت وجود دارد.

در مرحله برنامه‌ریزی مدیریت محدوده، باید روش رسیدگی به تغییرات را مشخص کنید. تقریباً اجتناب‌ناپذیر است که برخی جنبه‌های پروژه پس از آغاز کار نیاز به اصلاح داشته باشند و این اشکالی ندارد، مشروط بر اینکه همگی در مورد چگونگی انجام آن توافق داشته باشید. مدیریت محدوده به شما امکان می‌دهد انتظارات مشتری و تیم را با هم هماهنگ کنید.

دوم. بودجه و زمان‌بندی را برای همه روشن می‌کند

مدیر پروژه می‌تواند با ارائه اطلاعات شفاف درباره بودجه و زمان‌بندی پروژه، شفافیت را در تیم برقرار کند. این اطلاعات را می‌توان برای برنامه‌ریزی زمانی و تبدیل محدوده پروژه به ساختار شکست کار (WBS) و اطمینان از انجام همه وظایف در زمان مناسب در طول زمان‌بندی پروژه استفاده کرد.

سوم نیازهای منابع پروژه را مشخص می‌کند

برنامه‌ی کامل پروژه باید شامل برنامه مدیریت منابع لیست منابع ضروری برای موفقیت‌آمیز بودن پروژه، به علاوه‌ی ساعات کار مورد نیاز و تخصص‌های لازم. منابع پروژه در مراحل مختلف

می‌توانید همه این‌ها را در یک صفحه گسترده ترسیم کنید، اما توصیه نمی‌شود؛ به‌راحتی ممکن است دچار اشتباه شوید و این اشتباهات به‌گونه‌ای تکرار شوند که پس از شروع کار، مشکلات زیادی ایجاد کنند.

ابزاری برای مدیریت منابع بدو پیچیدگی این کار را از بین می‌برد. به شما کمک می‌کند تا منابع و جدول زمانی خود را ترسیم کنید، بنابراین می‌توانید به‌طور دقیق منابع را در پروژه‌های مختلف تخصیص دهید و از تداخل یا تخصیص بیش از حد جلوگیری کنید.

چهارمین مورد. تعریف موفقیت پروژه را مشخص می‌کند

یکی از درس‌هایی که در مدیریت پروژه زود یاد می‌گیریم این است که افراد مختلف، تعاریف متفاوتی از «اتمام کار» دارند. هرچه اهداف پروژه شما شفاف‌تر باشد، ارزیابی میزان دستیابی به آن‌ها برای همه افراد درگیر، چه اعضای تیم و چه مشتریان، آسان‌تر خواهد بود.

این علاوه بر تضمین وفای شما به تعهداتتان در قبال مشتری، از گسترش بی‌رویه‌ی پروژه در اثر ابهام در انتظارات نیز جلوگیری می‌کند.

شفافیت در اهداف پروژه، از هدر رفت منابع نیز جلوگیری می‌کند؛ هدر رفت منابعی که ممکن است به دلیل سوء تفاهم و انحراف پروژه از مسیر درست رخ دهد.

پنج به شما کمک می‌کند تا ریسک‌ها را شناسایی کنید (و در مورد چگونگی واکنش به آن‌ها تصمیم بگیرید).

داشتن برنامه‌ی مدیریت ریسک پروژه به عنوان یکی از اجزای اصلی برنامه‌ی مدیریت پروژه احتمال را افزایش می‌دهد به موفقیت پروژه کمک می‌کند. به تیم می‌آموزد که چگونه در مواجهه با ریسک‌ها واکنش نشان دهد و اطمینان حاصل می‌کند که در صورت بروز مشکل، منابع کافی در دسترس خواهد بود.

بازبینی (یا مرور مجدد) مهم است ارزیابی ریسک در طول اجرای پروژه و در فواصل زمانی مشخص، با توجه به اینکه ممکن است محدودیت‌های پروژه در طول چرخه عمر آن تغییر کرده باشند.

ششم. به شما کمک می‌کند نحوه گزارش‌دهی پروژه را یاد بگیرید.

طرح پروژه شما باید معیارها و شاخص‌های گزارش‌دهی برای گزارش‌دهی از پیشرفت پروژه و ارزیابی آن را مشخص کند. جزئیاتی که انتخاب می‌کنید بسته به روش‌شناسی مدیریت پروژه و نوع پروژه متفاوت خواهد بود.

با این وجود، طرح پروژه به شما امکان تهیه گزارش‌های وضعیت عملکردی پروژه را می‌دهد که حاوی جزئیات لازم برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه هستند.

هفتم. چگونگی مدیریت ارتباطات پروژه را تشریح می‌کند

درج برنامه مدیریت ارتباطات در الگوی طرح پروژه، اطمینان حاصل می‌کند که کانال‌های ارتباطی از مرحله برنامه‌ریزی پروژه مشخص هستند. این شامل زمان، نحوه و مخاطبان ارتباطات مربوط به جنبه‌های مختلف پروژه، چه در داخل و چه در خارج از سازمان می‌شود. برنامه‌ریز روزانه می‌تواند در سازماندهی مؤثر این ارتباطات کمک کند و روشی ساختاریافته برای مدیریت تعاملات با مشتریان و اعضای تیم ارائه دهد.

برای پروژه‌های بزرگ یا پیچیده با چندین نقطه تماس، استفاده از برنامه‌ریزی پروژه ابزارها می‌توانند به نظارت بر ارتباطات با مشتری کمک کنند و همچنین دید سریعی از پیشرفت هر عضو تیم در وظایف پروژه ارائه دهند. این امر همچنین اطمینان حاصل می‌کند که هر عضو تیم در قبال تحویل‌پذیرهای پروژه خود پاسخگو است.

هشت. به شما در مدیریت ذینفعان کمک می‌کند

برنامه مدیریت ذینفعان می‌تواند بخشی از برنامه کلی پروژه شما باشد و چگونگی مدیریت روابط با ذینفعان را تشریح کند. با وجود برنامه‌ای روشن برای این عنصر حیاتی از عملیات پروژه، تجربه مشتری آرام‌تر، کنترل‌شده‌تر و در پروژه‌ها هماهنگ‌تر خواهد بود.

با تعیین برنامه‌ی منظم تعامل با ذینفعان، نحوه‌ی به‌روزرسانی آن‌ها از پیشرفت پروژه، برآورده کردن انتظاراتشان و تحلیل بازخوردهایشان، می‌توانید در طول پروژه روابط قوی با آن‌ها برقرار کنید.

نیازی به گفتن نیست که مشتریان راضی، بیشتر تمایل دارند دوباره از خدمات شما استفاده کنند. پس ارزشش را دارد که ارتباط بین زمان صرف‌شده برای برنامه‌ریزی و مستندسازی در این مرحله و بازگشت مشتریان در آینده را در نظر بگیریم، مشتریانی که از خدمات دریافتی خود تحت تأثیر قرار گرفته‌اند.

خلاصه برای مشهدی ها

تنوع پروژه‌های دیجیتال در آژانس، گرچه هیجان‌انگیز است، اما ممکن است تیم را در معرض خطر از دست دادن هدف یا نحوه‌ی مدیریت هر پروژه قرار دهد. اما برنامه‌ی مدیریت پروژه، تمام اطلاعات کلیدی را در یک مکان گرد می‌آورد تا تیم شما مرجع واحدی برای هر پرسشی داشته باشد.

برنامه مدیریت پروژه شما همچنین باید جزئیات نرم‌افزارهایی را که در طول چرخه عمر پروژه استفاده خواهید کرد، شامل شود؛ این نکته‌ای است که نباید نادیده گرفته شود، زیرا می‌تواند تفاوت بین پیشرفتی آسان و مواجهه با مشکلات جدی را ایجاد کند.

سکویی مانند بدو مدیریت منابع را در تمام پروژه‌های تحت نظارت آژانس شما تسهیل می‌کند و دید لازم برای ایجاد استراتژی‌ها و راه‌حل‌های عملی و پیشی گرفتن از ریسک‌های منابع را به شما می‌دهد. همچنین با توجه به ظرفیت، میزان استفاده و الگوهای مالی فعلی، به پیش‌بینی روندها کمک می‌کند تا بتوانید برنامه‌ریزی پروژه خود را در هر چالش جدیدی بهبود ببخشید.

اگر می‌خواهید برنامه‌ریزی پروژه و منابع خود در مشهد را به سطحی از سهولت و حرفه‌ای‌گری بالاتر ببرید، با یک برنامه مدیریت پروژه در مشهد – با کمک حواد یاسمی – شروع کنید.