هنگام ارائه پیشنهاد برای یک قرارداد، باید به خریدار نشان دهید که می‌توان بر شما برای تحویل پروژه با استاندارد مورد نیاز و به‌موقع اعتماد کرد. اما چگونه؟ اینجاست که بیانیه کیفیت وارد می‌شود.-این سندی است که مهارت‌ها، تجربیات و تخصص شما را برای شغل مورد نظر شرح می‌دهد. در اینجا نحوه نوشتن آن آمده است.
وقتی یک خریدار پروژه‌ای را برای ارائه پیشنهاد خریدار برای انتخاب تامین‌کننده مناسب، طیف وسیعی از عوامل مختلف را بررسی می‌کند. از جمله عوامل کلیدی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- هزینه‌ها – شامل هزینه‌های اولیه (یعنی قیمتی که به تأمین‌کننده پرداخت می‌شود) و هزینه‌های تمام عمر. برای مثال، تجهیزاتی که در ابتدا گران‌تر اما از نظر انرژی کارآمدتر هستند، ممکن است در درازمدت ارزان‌تر تمام شوند.
- عملکرد فنی محصول – مثلاً مصالح به کار رفته، مناسب بودن محصول نهایی برای هدف مورد نظر و دوام آن.
- مدیریت پروژه شامل تحویل پروژه تکمیل‌شده در زمان مقرر و به حداقل رساندن هرگونه ریسک
- پایداری – تاثیر گسترده‌تر پروژه بر محیط زیست، جامعه محلی و غیره
هنگام ارائه پیشنهاد خود، برخی از این موارد را می‌توانید به طور مستقیم بگنجانید؛ برای مثال، می‌توانید قیمت را اعلام کنید و مشخصات آنچه قصد تحویل آن را دارید ارائه دهید. اما برخی دیگر از موارد کمتر واضح هستند: چگونه نشان می‌دهید که پروژه را سر وقت و با استاندارد مورد نیاز به پایان خواهید رساند؟
بیانیه کیفیت چیست؟
بیانیه کیفیت به این مشکل می‌پردازد. ممکن است شما از قبل بیانیه کیفیتی برای استفاده عمومی در کسب‌وکار خود داشته باشید یا می‌توانید یکی را به‌عنوان بخشی از پاسخ به مناقصه ایجاد کنید. این بیانیه باید به خریدار کمک کند تا متقاعد شود که شما تامین‌کننده مناسبی برای نیازهای او هستید.
بیانیه کیفیت، شیوه‌های کاری شرکت و تعهد شما به ارائه خدمات خوب را شرح می‌دهد. این بیانیه باید توضیح دهد که روش‌های شما برای انجام پروژه تا چه حد مؤثر و کارآمد خواهند بود.
بیانیه‌ها و مناقصه‌های کیفی
هنگام تدوین بیانیه کیفیت خود، به یاد داشته باشید که باید آن را برای هر مناقصه به‌طور گسترده شخصی‌سازی کنید. هیچ قانون دقیقی در مورد نوع بیانیه کیفیتی که ممکن است درخواست شود وجود ندارد؛ این بستگی به نوع خرید، الزامات، اهمیت استانداردهای کیفیت و معیارهای ارزیابی دارد.
یک بیانیه با کیفیت چه چیزهایی را شامل می‌شود؟
معمولاً، بیانیه کیفیت مواردی مانند این را پوشش می‌دهد:
- چگونه به این پروژه نزدیک می‌شوید و آن را مدیریت می‌کنید؟
- سیستم مدیریت کیفیت شما و اینکه آیا به استانداردی (مثل ایزو ۹۰۰۱) معتبر هستید یا خیر
- رعایت قوانین و مقررات و همچنین سیاست‌های شما در زمینه‌هایی مانند بهداشت و ایمنی، برابری و پایداری
- صلاحیت‌ها و تجربیات افراد کلیدی
- تجربه قبلی در پروژه‌های مشابه، همراه با مراجع
معمولاً خریدار به شما می‌گوید چه اطلاعاتی را باید در بیانیه‌ی کیفیت خود بگنجانید – مثلاً ممکن است از شما بخواهد که نسخه‌ای از سیاست ایمنی و بهداشت خود را ضمیمه کنید – و توضیح می‌دهد که چگونه بیانیه‌ی کیفیت شما ارزیابی خواهد شد.
به خاطر داشته باشید که سیستم‌های مدیریت کیفیت با بیانیه‌های کیفیت یکسان نیستند. سیستم مدیریت کیفیت روشی برای اندازه‌گیری فرآیندهای داخلی شرکت شماست که اغلب با اعتباربخشی خارجی از سازمان‌هایی مانند سازمان بین‌المللی استانداردسازی همراه است. سازمان بین‌المللی استاندارد اگر چنین سیستم‌ها یا استانداردهایی دارید، جزئیات آن‌ها را در بیانیه کیفیت خود بگنجانید، اما اطلاعات خواسته‌شده‌ی دیگر را نیز ارائه دهید.
ارائه اطلاعات کامل ضروری است؛ در غیر این صورت، پیشنهاد شما… احتمالا حذف خواهد شد هر چقدر هم که در زمینه‌های دیگر خوب باشد.
