ارائه‌ها ستون اصلی ارتباطات تجاری هستند؛ از جلسات داخلی و کنفرانس‌های صنعتی گرفته تا ارائه به مشتری یا سرمایه‌گذار بالقوه. آن شلارد هفت راه برای حداکثر تاثیرگذاری ارائه‌های شما پیشنهاد می‌کند.
روش‌های طراحی ارائه اغلب از ایده‌آل فاصله دارند: حتی برای جلسات مهم، آماده‌سازی ارائه اصلی اغلب بی‌دقت و در آخرین لحظات انجام می‌شود. برعکس، برخی از کسب‌وکارها از الگوهای خشک و بی‌روح برای تمام ارائه‌های خود استفاده می‌کنند که فضای کمی برای انعطاف‌پذیری باقی می‌گذارد.
اما راه میانه‌ای وجود دارد که نتایج فوق‌العاده‌ای می‌دهد، بسیار ساده است و به خلاقیت شما بال و پر می‌دهد. این هفت نکته ساده، ارائه‌های شما را متحول خواهد کرد و حتی ممکن است طراحی ارائه برایتان لذت‌بخش شود.
آن را برای مخاطبان خود مرتبط کنید.
بهترین جای شروع ارائه، هیچ جا نزدیک لپ‌تاپ یا حتی یک تکه کاغذ نیست. درواقع، احتمالا بهتر است چشمانتان بسته باشد. زیرا اولین کاری که باید انجام دهید، لحظه‌ای فکر کردن درباره… است. شنوندگان شما و اینکه چگونه ارائه را برای آنها مرتبط کنیم.
به این فکر کنید:
- چرا آنها شرکت می‌کنند؟
- آنها امیدوارند چه چیزی یاد بگیرند/کشف کنند؟
- چرا باید به ارائه شما اهمیت بدهند و چه سودی می‌تواند برای آنها داشته باشد؟
اگر بتوانید به این پرسش‌ها پاسخ دهید، شروع بسیار خوبی خواهید داشت. مطمئن شوید که در چند اسلاید اول، با ایجاد فضایی مرتبط و مفید برای مخاطبان، نشان دهید که موضوع را درک کرده‌اید.
ارائه نباید فرصتی برای نشان دادن میزان دانش شما یا حتی شگفت‌انگیز بودن شما، شرکت یا محصولتان باشد؛ این فرصتی است برای نشان دادن اینکه چقدر می‌توانید به مخاطبان خود کمک کنید.
این ارائه برای آن‌هاست، نه شما، و این جهشی ذهنی فوق‌العاده دشوار است که بسیاری از ارائه دهندگان هرگز از عهده‌ی آن برنمی‌آیند. پس با نگاه کردن به ارائه از دیدگاه مخاطبان، نه دیدگاه خودتان، از دیگران متمایز شوید و از همان ابتدا مخاطبان را با خود همراه کنید.
ساختاری شفاف ایجاد کنید
چند اسلاید ابتدایی شما، صحنه را آماده و مخاطبان را درگیر و علاقه‌مند کرده است. حالا با گریز از موضوع و ارائه بی‌ساختار، آنها را از دست ندهید. از ساختاری واضح استفاده کنید تا تمرکز مخاطبان حفظ شود.
ساختار متن را بلافاصله پس از مقدمه آشکار کنید: کلیه نکات اصلی که قصد پوشش آنها را دارید بیان کنید و سعی کنید آنها را به سه یا چهار مورد محدود کنید. سه مورد ایده‌آل است؛ از نظر علمی ثابت شده که برای بیشتر افراد به خاطر سپردن سه نکته آسان‌تر است. اگر واقعا نیاز به چهار یا پنج نکته باشد، اشکالی ندارد، اما اگر بیشتر از این تعداد باشد، بهتر است محتوای خود را کاهش دهید یا برخی از بخش‌ها را با هم ادغام کنید.
مثل داستان‌های سنتی، مقدمه، متن اصلی و نتیجه‌گیری داشته باشد؛ اما برخلاف داستان‌های سنتی، هیچ غافلگیری‌ای را برای پایان نگه ندارید. در واقع، باید از همان ابتدا همه چیز را به مخاطب بگویید. مطمئناً این جمله را شنیده‌اید: اول بگویید چه می‌خواهید بگویید، سپس بگویید، سپس بگویید چه گفتید.
در متن اصلی ارائه، به ترتیب به نکات کلیدی بپردازید و هر نکته را با استفاده از مثال‌هایی که مخاطبان شما با آن ارتباط برقرار می‌کنند، توضیح دهید و گسترش دهید. نکات کلیدی باید به صورت منطقی به یکدیگر مرتبط باشند، مثلاً ۱) این مشکل است، ۲) این‌ها راه‌حل‌های ممکن هستند، ۳) این کاری است که ما انجام خواهیم داد.
داستان بگویید تا مخاطبان را درگیر و با آنها ارتباط برقرار کنید.
خشک و خالی گفتن آمار و ارقام اکثر مردم را به خواب می‌برد. اما اگر بتوانید این آمار و ارقام را در قالب داستانی جذاب ارائه دهید، کار طاقت‌فرسا به درام تبدیل می‌شود و تجربه کاملاً دگرگون خواهد شد.
مردم داستان دوست دارند؛ داستان‌ها تخیل ما را برمی‌انگیزند و احساساتمان را تحریک می‌کنند. احساسات به‌ویژه، اطلاعات را محکم‌تر به حافظه می‌چسبانند، بنابراین از به‌کار بردن عناصر غافلگیری، طنز و تنش یا تعلیق در جای مناسب نترسید.
داستان‌ها از ساختاری روایی استفاده می‌کنند که از کودکی با آن آشنا هستیم؛ بنابراین، دنبال کردن آنها برای ما آسان است. نتیجه، تجربه‌ای بسیار لذت‌بخش‌تر و به‌یادماندنی‌تر برای مخاطب خواهد بود. اگر هدف شما متقاعد کردن یا تأثیرگذاری است، داستان‌ها می‌توانند به موفقیت شما کمک کنند.
اسلایدهای خود را به صورت بصری علامت‌گذاری کنید.
همه گاهی حواسشان پرت می‌شود. این یک واقعیت است، صرف نظر از اینکه ارائه شما چقدر جذاب باشد. راهنماها می‌توانند از پرت شدن حواس جلوگیری کنند و بیننده را در صورت سرگردانی ذهنی و گم کردن جای خود، دوباره به مسیر درست بازمی‌گردانند. راهنماهای بصری نشانه‌هایی هستند که به مخاطبان شما نشان می‌دهند در چه مرحله‌ای از ارائه قرار دارند. راهنماها نباید ظریف باشند – برای اینکه مؤثر باشند، باید بسیار واضح باشند و از اشکال، رنگ‌ها و آیکون‌ها استفاده کنند.
برای مؤثر بودن راهنماها، ساختار اصلی ارائه را از همان ابتدا، در یک اسلاید خلاصه و ساده، نشان دهید: رنگ‌ها، آیکون‌ها و عناوین هر بخش را به مخاطبان نمایش دهید. این نشانه‌های بصری می‌توانند هر بخش را متمایز و قابل تشخیص کنند. هدف این است که دنبال کردن ساختار ارائه برای مخاطبان آسان شود تا بتوانند آرامش داشته باشند و بر محتوا تمرکز کنند.
عنوان‌هایتان را با معنی کنید.
پیام‌های کلیدی باید به صورت تیترهای کوتاه و واضح ارائه شوند. تحقیقات نشان داده است که مردم بسیار سریع‌تر از آنکه صحبت کنند، می‌خوانند.
این یعنی اگر متن زیادی روی اسلایدهایتان قرار دهید، مخاطبان مشغول خواندن متن خواهند شد و به شما گوش نمی‌دهند، و صحبت‌های شما خیلی زود با متن نوشته شده هماهنگ نخواهد بود. اما یک تیتر کوتاه را می‌توان در چند ثانیه خواند و مخاطبان آزادند روی حرفهای شما تمرکز کنند.
سعی کنید تیترها را با زبانی طبیعی و به‌گونه‌ای بنویسید که هر تیتر واقعاً آموزنده باشد. «در سه‌ماهه دوم سال ۲۰۱۷ به دلیل کمپین تبلیغاتی نوآورانه‌مان عملکرد خوبی داشتیم» آموزنده است، در حالی که «سود و زیان» آموزنده نیست.
از تصاویر برای بهبود ارتباط استفاده کنید.
تصاویر ابزاری ضروری برای روشن کردن پیام‌های نوشتاری و گفتاری شما هستند. اما مطمئن شوید که تصاویرتان واضح، ساده و مستقیماً مرتبط با پیام باشند؛ مخاطبان شما وقت ندارند ارتباط مبهم یا بیش از حد پیچیده را رمزگشایی کنند. تصاویر همچنین باید … برند شما و لحن کلی ارائه مهم است، اما نیازی نیست شاهکار باشند؛ فقط باید ارتباطی شفاف و هوشمندانه برقرار کنند.
تصاویر نه تنها کلمات را روشن می‌کنند، بلکه مهم‌تر از آن، کانال بینایی مخاطب را تحریک کرده و لایه دوم درک و یادگیری را ارائه می‌دهند.
تحقیقات نشان داده‌اند که وقتی اطلاعات از طریق کانال‌های شنیداری و بصری ارائه می‌شود، تا شش برابر بیشتر از زمانی که فقط با کلمات ارائه می‌شود، در حافظه می‌ماند. تصاویر در ارائه شما چیزی فراتر از صرفا دیدن هستند؛ آنها رنگ و وضوحی به پیام شما می‌بخشند و به مخاطبان کمک می‌کنند تا پیام را بهتر درک و برای مدت طولانی‌تری به خاطر بسپارند.
برای جلوگیری از بار شناختی بیش از حد، از انیمیشن استفاده کنید.
گاهی برای توضیح کامل پیام خود، می‌خواهید از چند تصویر مختلف در یک اسلاید استفاده کنید. اما این کار ممکن است مخاطب را گیج کند و ندانند اول به کجا نگاه کنند. در اینجا است که انیمیشن اهمیت پیدا می‌کند.
با استفاده از انیمیشن‌های مرحله‌ای، می‌توانید هر تصویر را به‌طور جداگانه و با سرعتی معین نمایش دهید تا مخاطب به‌ترتیب صحیح تصاویر را دنبال کند و دچار ازدحام اطلاعات نشود. همچنین می‌توانید از انیمیشن برای تاکید بر عناصر کلیدی استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که مخاطب منظور شما را به‌خوبی درک می‌کند.
