ده پرسش و پاسخ متداول در مورد ارائه‌های فروش:
- چگونه یک ارائه فروش برنامه‌ریزی کنم؟
- ارائه فروش من باید یک متن از پیش آماده‌شده باشد یا بیشتر شبیه مکالمه؟
- چه یادداشت‌هایی برای ارائه باید بنویسم؟
- آیا باید در ارائه فروش خود از ابزارهای بصری استفاده کنم؟
- چطور می‌توانم مخاطبانم را به ارائه فروشم علاقه‌مند کنم؟
- چطور می‌توانم اضطرابم را موقع ارائه غلبه کنم؟
- در ارائه‌ها معمولا چه مشکلاتی پیش می‌آید؟
- آیا سوالات را در طول ارائه بپرسم یا در پایان؟
- اگر در طول ارائه، جواب سوالی را ندانستم چه کار کنم؟
- چگونه ارائه فروش خود را به پایان برسانم؟
چطور یک ارائه فروش برنامه‌ریزی کنم؟
ابتدا هدف خود را مشخص کنید. مثلاً ممکن است هدف شما فروش محصول در نتیجه ارائه باشد یا صرفاً جلب نظر مخاطب به عنوان مقدمه‌ای برای گفتگوهای بعدی.
مخاطبان خود و نیازها و انتظاراتشان را بشناسید. مثلاً اگر قرار است برای مدیرعامل ارائه دهید، باید بر مزایای کلی تجاری که ارائه می‌دهید تأکید کنید.
همچنین مدت زمان ارائه خود را بررسی کنید. در صورت تردید، به جای ارائه طولانی‌تر، ارائه کوتاه‌تری را هدف قرار دهید و زمانی را برای پرسش و پاسخ در نظر بگیرید.
حالا آماده‌ی ساختار بندی ارائه هستید.
- عنوانی برای ارائه انتخاب کنید. چه پیامی را می‌خواهید مخاطبان از ارائه شما بگیرند؟
- چند نکته‌ی کلیدی که از مزایای (نه ویژگی‌های) محصول برای مشتری، این تیتر را تأیید می‌کنند، مشخص کنید.
- یک استدلال منطقی با استفاده از این نکات کلیدی ارائه دهید.
- خلاصه‌ای آماده کنید که نکات کلیدی را معرفی کند.
- خلاصه‌ای آماده کنید که نکات کلیدی را مجددا یادآوری کند.
- مطمئن شوید که برای پشتیبانی از استدلال خود، حتی اگر در ارائه گنجانده نشده باشند، به تمام حقایق و ارقام مورد نیاز دسترسی دارید.
آیا ارائه فروش من باید یک متن از پیش نوشته‌شده باشد یا بیشتر شبیه مکالمه؟
تا حدودی به آنچه می‌خواهید انتقال دهید، مخاطبان شما چه کسانی هستند و تعدادشان چقدر است، بستگی دارد. ممکن است متوجه شوید که مشتریان شما رویکردی نسبتا غیررسمی را ترجیح می‌دهند. ارائه طولانی مگر اینکه مشتری به‌طور خاص از شما خواسته باشد که به این شیوه با او صحبت کنید، خوشایند نخواهد بود.
ارائه رسمی می‌تواند مؤثرترین روش برای ارائه حجم قابل توجهی از اطلاعات به چندین نفر باشد. همچنین به شما امکان می‌دهد مرحله اولیه جلسه را کنترل کنید. اما معمولاً بهتر است زمان کافی برای پرسش و پاسخ و هرگونه بحث کلی در نظر بگیرید.
اگر ارائه می‌دهید، خوب است از طرحی که نکات اصلی شما را مشخص می‌کند استفاده کنید (رجوع شود به ۱). اما فقط متن را نخوانید؛ حضّار خسته می‌شوند.
چه یادداشت‌هایی برای ارائه باید آماده کنم؟
با استفاده از طرح کلی، کلیه نکات اصلی را به‌ترتیب صحیح فهرست کنید. هرگونه آمار یا عدد مورد نیاز را به‌طور دقیق ذکر کنید، اما از متن طولانی استفاده نکنید.
یادداشت‌ها را روی یک یا چند کارت بنویسید. مطمئن شوید که به‌وضوح خوانا باشند و به‌ترتیب شماره گذاری شده باشند. اگر از هرگونه ابزار کمک‌آموزشی تصویری استفاده می‌کنید، روی کارت‌ها علامت بزنید که چه زمانی باید هر ابزار را معرفی کنید.
آیا باید در ارائه فروش خود از ابزارهای دیداری استفاده کنم؟
استفاده‌ی صحیح از ابزارهای بصری می‌تواند به تقویت پیام شما و جلب توجه مخاطبان کمک کند. این ابزارها به ویژه برای نمایش داده‌ها، مثلاً از طریق نمودار یا دیاگرام، بسیار مؤثرند. همچنین می‌توانند یادآوری مفیدی از نکات کلیدی مطرح‌شده باشند.
اما ابزارهای دیداری اغلب به‌درستی استفاده نمی‌شوند. ممکن است برای اجتناب از برخی اشتباهات رایج به تمرین نیاز داشته باشید.
- خواندن فهرست گلوله‌دار در حالی که همان فهرست را به صورت دیداری نمایش می‌دهید، هیچ ارزشی به ارائه شما نمی‌افزاید.
- معمولا بهتر است جزوه‌ها را بعد از ارائه بدهید، وگرنه مردم به جای گوش دادن به صحبت‌های شما، به جزوه نگاه می‌کنند.
- وقتی دیگر به ابزارهای دیداری نیازی نیست، آنها را بردارید یا خاموش کنید تا حواس مخاطبان پرت نشود.
- مطمئن شوید که هرگونه کمک بصری برای همه قابل مشاهده و درک آسان باشد.
- با مخاطبان صحبت کنید، نه با ابزار بصری.
- از تصاویر تزئینی خیلی کم استفاده کنید.
چطور می‌توانم مخاطبانم را به ارائه فروشم علاقه‌مند کنم؟
قبل از ارائه، ممکن است فرصتی برای صحبت با حضار داشته باشید. اگر چنین فرصتی پیش آمد، از آن برای یافتن نقاط مشترک و نشان دادن درک خود از کسب‌وکار آنها استفاده کنید.
روش ساده‌ای این است که ارائه را با معرفی خودتان شروع کنید و از بقیه هم بخواهید خودشان را معرفی کنند. این کار نه تنها آنها را درگیر می‌کند، بلکه اگر بعداً بخواهید از اسم‌هایشان استفاده کنید، مطمئن می‌شوید که آنها را می‌دانید.
همچنین می‌توانید با پرسیدن اینکه چه انتظاری از ارائه شما دارند و آیا نگرانی خاصی دارند، آنها را مستقیما درگیر کنید.
با انرژی و واضح صحبت کنید و با اعتماد به نفس بایستید. حضور ذهن و اشتیاق شما به مخاطبان منتقل خواهد شد. به طور مداوم به حضار نگاه کنید تا با همه ارتباط چشمی برقرار کنید.
به نشانه‌های بی‌حوصلگی توجه کنید. اگر حواس حضّار پرت شد، سرعت ارائه را تغییر دهید، بخش‌های طولانی و حوصله‌سربر را حذف کنید، یا با نام از آنها سؤال بپرسید تا دوباره تمرکزشان را جلب کنید.
چطور می‌توانم هنگام ارائه، اضطرابم را کنترل کنم؟
بهترین درمان برای اضطراب، تمرین است. به جای اینکه به احساس خودتان توجه کنید، روی ظاهر خود تمرکز کنید. صرف تمرین ارائه قبل از اجرا به کاهش اضطراب شما کمک می‌کند. تمرین به تنهایی مفید است؛ اما بهتر است با جمعی از دوستان یا همکاران تمرین کنید. با گذشت زمان، هرچه ارائه‌های موفق‌تری داشته باشید، اعتماد به نفس بیشتری پیدا خواهید کرد.
سعی کنید نگرش ذهنی مثبتی داشته باشید. به یاد داشته باشید که مردم خودشان انتخاب کرده‌اند به ارائه شما گوش دهند، پس حتما علاقه‌مند هستند. از اضطراب خود به عنوان منبع انرژی برای پویایی بیشتر ارائه استفاده کنید.
روش‌هایی هم برای کاهش اضطراب و جلوگیری از به نظر رسیدن مضطرب وجود دارد.
- قبل از شروع، چند نفس عمیق بکشید و هر نفس را نگه دارید و سپس آهسته بازدم کنید.
- آگاهانه تلاش کنید که آهسته صحبت کنید، چون آدم‌ها وقتی عصبی هستند به‌طور طبیعی سریع صحبت می‌کنند.
- حتماً یک لیوان آب کنار دستتان داشته باشید تا اگر دهانتان خشک شد، بنوشید.
- از نگه داشتن کاغذهایی که لرزش دست را بیشتر نشان می‌دهند خودداری کنید؛ به‌جای آن از یادداشت‌های روی کارت استفاده کنید.
در ارائه‌ها معمولا چه مشکلاتی پیش می‌آید؟
رایج‌ترین اشتباه، برنامه‌ریزی ضعیف ارائه در وهله اول است. بسیاری از افراد ارائه خود را بر اساس آنچه می‌خواهند بگویند، نه آنچه مخاطب می‌خواهد بشنود، بنا می‌کنند. مخاطب احساس می‌کند که صرفاً به او چیزی می‌فروشید یا برایش سخنرانی می‌کنید و علاقه‌ای نشان نمی‌دهد.
یکی دیگر از ضعف‌های رایج، ارائه ضعیف است. ارائه دهندگان عصبی که از روی متن می‌خوانند، توجه هیچ‌کس را به خود جلب نخواهند کرد. در عوض، باید از قبل تمرین کنید و از روی یادداشت‌ها کار کنید.
در نهایت، مشکلات فنی زیادی پیش می‌آید. مثلاً ممکن است درست موقع صحبت کردن، دستگاه‌هایتان خراب شوند. داشتن برنامه‌ی جایگزین در صورت خرابی تجهیزات یا گم شدن ابزارهای دیداری ضروری است.
آیا باید در طول ارائه سوالات را پاسخ دهم یا در پایان؟
اگر کسی با حرف شما مخالف است، بهتر است که به‌طور مستقیم آن را بیان کند و شما هم فوراً به آن بپردازید. در غیر این صورت، ممکن است دیگر به حرف‌های شما گوش ندهد.
با این حال، نمی‌خواهید روند ارائه خود را مختل کنید. اگر سوالی نیاز به پاسخ طولانی دارد، بهتر است پاسخ کوتاهی بدهید و بگویید که بعدا به طور مفصل به آن می‌پردازید. و اگر کسی مدام صحبت شما را قطع می‌کند، می‌توانید بگویید که بعدا به تمام سوالات او پاسخ می‌دهید.
اگر در حین ارائه، جواب سوالی را ندانستم چه کار کنم؟
اعتراف کن که جواب رو نمی‌دانی. قول بده که بعدا پیدا می‌کنی و بهشون خبر می‌دهی. مطمئن شو که بعدا پاسخ می‌دهی.
چطور ارائه فروشم رو جمع‌بندی کنم؟
سخنرانی اصلی خود را با خلاصه‌ای که نکات مهم را دوباره مورد تأکید قرار می‌دهد، به پایان برسانید. سپس به سؤالات حضار پاسخ دهید. اگر کسی سؤالی نداشت، چند سؤال برای خودتان آماده کنید.
از مخاطبان در مورد ارائه بازخورد بخواهید. از نظرات آنها برای پاسخ به هرگونه اعتراض استفاده کنید. گام بعدی را مشخص کرده و از آنها بپرسید چه تاریخ‌هایی برایشان مناسب است. در صورت مشاهده فرصت، آماده مذاکره یا نهایی کردن فروش باشید.
