کوه یخ در پیش است؟ نکات مهم در تخصیص منابع به پروژه‌ها
مدیریت تحویل پروژه در یک آژانس کار آسانی نیست. همیشه کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد. شما به‌طور پیشگیرانه ریسک‌ها را مدیریت می‌کنید، در حالی که می‌پذیرید که نمی‌توانید همه چیز را پیش‌بینی کنید. هیچ دو روزی یکسان نیستند.
تخصیص منابع تنها یکی از عوامل بسیاری است که بر توانایی سازمان شما در ارائه پروژه‌های با کیفیت بالا تأثیر می‌گذارد. اما آیا شما آن را در اولویت قرار می‌دهید؟ آیا استراتژی تخصیص منابع شما دقیق و حساب شده است یا بیشتر شبیه این است که بگویید: «بستگی دارد چه کسی وقت آزاد داشته باشد»؟
شاید فقط یک وظیفه دیگر در فهرست باشد، اما اختصاص عجولانه منابع به پروژه‌ها بدون در نظر گرفتن جزئیات می‌تواند شما را به دردسر بیندازد. این نه تنها می‌تواند به روحیه تیم آسیب برساند و روابط با مشتری را به خطر بیندازد، بلکه می‌تواند سود پروژه‌ها را کاهش داده و توانایی رشد آژانس شما را محدود کند. تخصیص منابع به پروژه‌ها در محیط‌های دیجیتال باید با دقت و استراتژی انجام شود. برای مدیریت بهتر پروژه‌های آنلاین، استفاده از طراحی سایت وردپرس می‌تواند به شما کمک کند تا منابع و وظایف را به‌طور مؤثری تقسیم کنید و عملکرد تیم خود را به‌راحتی پیگیری نمایید.
پس بیایید جزئیات را بررسی کنیم و با مشکل پیش رو مقابله نماییم.
اختصاص منابع به پروژه‌ها
فرآیند تخصیص منابع، ستونی اساسی در مدیریت پروژه است. در نهایت، مهم‌ترین دارایی آژانس شما، افراد آن هستند. اگر می‌خواهید پروژه‌ها را با موفقیت اجرا کنید و مشتریان خود را راضی نگه دارید، باید در هنر زمان‌بندی افراد مناسب برای انجام وظایف مناسب در زمان مناسب، مهارت پیدا کنید.
با این اوصاف، بیایید ببینیم تخصیص مؤثر منابع در مدیریت پروژه شامل چه مواردی است:
- در برنامه‌ریزی منابع، طرح پروژه و به‌ویژه محدودیت‌های ناشی از دامنه پروژه و وابستگی‌های وظایف که انعطاف‌پذیری جدول زمانی پروژه را کم می‌کنند، در نظر گرفته شد.
- نظارت بر دسترسی اعضای تیم در زمان برنامه‌ریزی منابع
- دانستن ظرفیت منابع در دسترس برای برنامه‌ریزی پروژه‌های آینده
- شناسایی منابع ماهر مورد نیاز و مشخص کردن اینکه آیا منابع یکسانی برای انجام همزمان وظایف پروژه لازم هستند یا خیر
- ایجاد یک استراتژی محکم برای تخصیص منابع کوتاه‌مدت و بلندمدت در اجرای پروژه
تخصیص نیروی انسانی این استراتژی‌ها به شما کمک می‌کنند تا از میزان منابع موجود، استفاده از آنها و ظرفیت‌تان، پی ببرید و در نتیجه در کل پروژه تصمیم‌های بهتری بگیرید. هنگام تخصیص منابع، نیاز است که توجه زیادی به بهینه‌سازی فرایندها و کارایی سیستم‌ها داشته باشیم. با خدمات سئو وردپرس، می‌توانید منابع دیجیتال خود را به‌طور مؤثری تخصیص داده و کارایی سایت و پروژه‌ها را به حداکثر برسانید، به‌گونه‌ای که به‌راحتی در مقابل چالش‌های بازار رقابتی مقاوم باشید.
نوک کوه یخ؟
مشکل اینجاست که در بحث تخصیص منابع پروژه، صرفاً مشخص کردن اینکه چه کسی در دسترس است و چه کسی نیست، کافی نیست. برای تهیه‌ی برنامه‌ی منابع جامعی برای یک پروژه، باید ملاحظات دیگری را نیز در نظر گرفت – اما شاید لازم باشد کمی دقیق‌تر به وضعیت نگاه کنید.
این پدیده به نام … شناخته می‌شوداصل کوه یخ: وجود اطلاعاتی که در زیر سطحی‌ترین جزئیات مدفون شده است.
در مورد داده‌ها و شاخص‌های منابع پروژه، اصل کوه یخ به ما هشدار می‌دهد که نباید بیش از حد به داده‌های تجمیعی تکیه کنیم، زیرا ممکن است تفاوت‌های فردی میان اعضای گروه منابع را از دست بدهیم.
بیایید به چند مثال نگاه کنیم
ممکن است چند عضو تیم بتوانند کار خاصی را انجام دهند، اما بعید است مهارت و تخصص آنها کاملا یکسان باشد.
مثلاً ممکن است سه توسعه‌دهنده فرانت‌اند داشته باشید که در برنامه کاری خود وقت آزاد دارند؛ اما مهارت نسبی آنها در زبان‌های برنامه‌نویسی مختلف، احتمالاً متفاوت است. ممکن است در برخی زمینه‌ها تبحر داشته باشند و در برخی دیگر فاقد تجربه باشند.
برای انتخاب درست فرد مناسب برای پروژه، به شناخت دقیق‌تر مهارت‌ها و شایستگی‌های افراد و همچنین درک کاملی از جزئیات فنی پروژه نیاز دارید.
هزینه
نرخ‌های متغیر به راحتی می‌توانند مشکلاتی در منابع ایجاد کنند. مثلاً منطقی است که برای زمان یک توسعه‌دهنده ارشد بیشتر از یک توسعه‌دهنده‌ی جونیور هزینه دریافت شود. اما اگر یک توسعه‌دهنده‌ی جونیور در یک نقطه‌ی بحرانی از جدول زمانی پروژه در دسترس نباشد چه؟ ممکن است مجبور شوید برای انجام کار یک توسعه‌دهنده ارشد را اختصاص دهید تا پروژه به پایان برسد، اما این هزینه پروژه را افزایش می‌دهد.
پس چه کار می‌کنی؟ می‌توانی بابت حضور توسعه‌دهنده ارشد در پروژه، هزینه اضافی از موکل بگیری، یا می‌توانی در مورد این موضوع سکوت کنی و هزینه را خودت بپردازی. اما در این صورت، هزینه نهایی پروژه از پیش‌بینی بیشتر خواهد شد.
چرا باید تخصیص منابع را درست انجام دهید?
جزئیات منابع، مانند مثال‌های بالا، ممکن است در ظاهر پنهان باشند، اما به راحتی می‌توان دید که چگونه بر سودآوری آژانس شما تأثیر می‌گذارند. مدیریت صحیح منابع به آژانس شما کمک می‌کند تا به طور کارآمد اداره شود، پروژه‌های با کیفیت بالا را سر وقت تحویل دهد و از پرداخت صحیح کارتان اطمینان حاصل کند.
اما اثرات مثبت فراتر از این مزایای اصلی نیز گسترده می‌شود. تخصیص صحیح منابع نیز:
- تکرار وظایف شغلی و کم‌کاری ناشی از نقش‌های نامشخص را کاهش دهید.
- افزایش پاسخگویی، چه فردی و چه تیمی
- از اضافه کاری و حجم بالای کار جلوگیری کنید و از استرس و فرسودگی تیم خود جلوگیری نمایید.
- کیفیت کار تحویل داده شده را بهبود ببخشید، زیرا حجم کار کارمندان نامعقول نیست.
- ارتباط دقیق‌تر بین مدیران پروژه و کارمندان و همچنین بین اعضای تیم را تشویق کنید.
- روحیه کارمندان را بالا ببرید، چرا که رزرو مرخصی از این پس ساده‌تر خواهد بود.
- روابط کاری بهتر برقرار کنید
چگونه اطمینان حاصل کنیم که در تخصیص منابع، همه عوامل را در نظر می‌گیریم؟?
تمام مراحل مدیریت منابع پروژه به فرآیند تخصیص منابع کارآمدی بستگی دارد که همه عوامل را در نظر بگیرد؛ از میزان دسترسی منابع گرفته تا مهارت و میزان بار کاری و موارد دیگر.
سه نکته برای اطمینان از بررسی دقیق مسائل در هنگام برنامه‌ریزی تخصیص منابع:
- از یک راهکار مدیریت منابع استفاده کنید
اگر از سیستم دستی استفاده کنید، پیگیری همه جزئیات می‌تواند طاقت‌فرسا باشد. خوشبختانه، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه یکپارچه می‌توانند جایگزین انبوه کاغذها، یادداشت‌ها و صفحات گسترده شوند.
با استفاده از بستری نوآورانه مانند بدو با این امکان، می‌توانید دید کاملی از منابع کل آژانس، دسترسی کارمندان، نرخ بهره‌وری و حتی ساعات قابل‌قبول‌کردن داشته باشید و به راحتی از تیم خود پیگیری کنید.
- با اطمینان برنامه‌ریزی کن
با استفاده از ابزاری برای تخصیص منابع، می‌توانید پروژه‌های خود را از قبل به‌خوبی برنامه‌ریزی کنید و مطمئن باشید که از قبل تصویری دقیق از میزان دسترسی به منابع خود دارید. پلتفرمی مانند ران، اطلاعات دقیقی در مورد تیم شما، از جمله مرخصی‌های برنامه‌ریزی‌شده‌ی آنها، پروژه‌هایی که به آنها اختصاص داده شده و میزان بار کاری متناظر آنها را در اختیارتان قرار می‌دهد.
می‌توانید این اطلاعات را در یک تقویم منابع گردآوری کنید تا بدون دردسر اختصاص و تغییر اعضای تیم، برای کارهای آتی برنامه‌ریزی کنید.
- منابع را بر اساس عوامل دیگر مرتب کنید
با دسته‌بندی منابع خود بر اساس مهارت‌ها، سطح ارشدیت و تجربه مرتبط، می‌توانید به راحتی عوامل پنهانی را که ممکن است نادیده گرفته شوند، در نظر بگیرید.
مثلاً با استفاده از ران، می‌توانید به هر عضو تیم مهارت‌ها و سطح تجربه او در هر زمینه را اختصاص دهید. مدیران پروژه می‌توانند هنگام تعیین وظایف، بر اساس مهارت‌ها و تجربه مورد نیاز خود فیلتر کنند و استراتژی تخصیص کارآمد منابع را در پروژه‌های مختلف تدوین نمایند.
نتیجه‌گیری
می‌توانید انبوهی از مدارک و مستندات پروژه را آماده کنید، اما اگر نیروی انسانی لازم برای انجام پروژه را نداشته باشید، هیچ کاری پیش نخواهد رفت. برنامه‌ریزی منابع هرگز نباید به عنوان یک امر فرعی در نظر گرفته شود، در واقع، این کار بسیار حیاتی است. اما برای انجام درست آن، به نظارت شفاف بر شبکه پیچیده‌ای از عوامل نیاز دارید.
استفاده از نرم‌افزار مدیریت منابع، اطمینان می‌دهد که در هنگام تلاش برای کنترل همه‌ی این عوامل، غرق در کار نخواهید شد. پس به خودتان کمک حیاتی کنید: با استفاده از پلتفرمی که کارهای دشوار را برایتان انجام می‌دهد، خودتان را برای موفقیت در اختصاص منابع به پروژه‌ها آماده کنید.
