برنده شدن یا باختن یک قرارداد ممکن است به کیفیت پیشنهاد اولیه شما بستگی داشته باشد. سایمون ویکس دریافته است که چگونه با بیان درست و صحیح مطالب، در فهرست کوتاه مناقصه‌های رقابتی قرار بگیرید.
تِری هانت، مشاور ارتباطات تجاری می‌گوید: «معاملات کمی فقط با یک پیشنهاد برنده می‌شوند، اما بسیاری با یک پیشنهاد از دست می‌روند.»
اگرچه این فقط یک گام در فرایند مناقصه رقابتی است – که ممکن است شامل (مراحل) جزئی‌تری نیز باشد. پاسخ مهربانانه و ارائه؛ پروپزال بسیار مهم است. این پروپزال، رویکرد شما به کسب‌وکار را معرفی می‌کند، راه‌حل شما برای مشکل مشتری بالقوه را تشریح می‌کند و شما را از رقبا متمایز می‌سازد. رقبا .
همچنین ارزش پیشنهادی شما را شفاف می‌کند. این چیزی است که مشتری از شما به دست می‌آورد، نه چیزی که شما از او به دست می‌آورید. مشتریان فقط به دنبال تامین‌کننده‌ای مناسب هستند؛ کسی که با او کار کردن خوب باشد و به تعهداتش عمل کند.
پیشنهاد شما باید چه اطلاعاتی را شامل شود؟
کارفرما معمولا در درخواست پیشنهاد (RFP) آنچه را که می‌خواهد دریافت کند، به‌طور دقیق مشخص می‌کند؛ حتی تا جزئیاتی مانند اندازه فونت و روش ارسال (ایمیل یا پست).
هانت توصیه می‌کند: «با دقت و حساسیت زیادی درخواست پیشنهاد را بخوانید. بین خطوط بخوانید و به کلمات غیرمعمول یا تکرارشونده حساس باشید؛ آنها سرنخ‌هایی از آنچه واقعاً برای مشتری مهم است، می‌دهند.»
فقط مطالب درخواست پیشنهادی آنها را تکرار نکنید، بلکه نشان دهید که واقعا مشکل یا فرصت تجاری آنها را درک کرده‌اید. وضعیت آنها را به صورت داستانی بیان کنید، حتی افراد تجاری از خواندن داستان لذت می‌برند.
هانت پیشنهاد می‌کند گزارش-اعتماد-اقناع رویکردی که نشان می‌دهد شما مسئله را از دیدگاه مشتری بررسی می‌کنید. او می‌گوید: «درباره پیشینه و صنعت مشتری بنویسید تا اعتماد و اعتبار خود را تقویت کنید.»
به خواننده نشان دهید که به بهترین منافع او فکر می‌کنید. رویکردهای مختلفی را که می‌توانند در پیش بگیرند بررسی کنید، رویکردهای نامربوط را حذف کنید، و سپس منطق پیشنهاد خود را ارائه دهید.
نکات ضروری و ممنوعه در ارائه طرح کسب و کار
هانت تاکید می‌کند: «به جز در پیوست‌ها که در آن محصول خود را شرح می‌دهید و پرسنل خود را معرفی می‌کنید، از کپی و پیست کردن از اسناد یا پیشنهادهای استاندارد خودداری کنید. هر مشتری منحصر به فرد است و مستحق متن مخصوص به خود می‌باشد.»
و اضافه می‌کند: «فقط در صورتی درباره خودتان بنویسید که دعوت شده باشید. این یکی از بزرگترین اشتباهاتی است که بسیاری از کسب‌وکارها مرتکب می‌شوند. درباره مشکلات مشتری بنویسید و از زبان خود او استفاده کنید. نام خودتان را برای پیوست‌ها نگه دارید.»
صادق باش
آنچه می‌نویسید ممکن است بعداً مبنای اسناد رسمی‌تر و الزام‌آورتر قرار گیرد. مثلاً اگر از کارمندان و مشاورانی که برای انجام کار استفاده خواهید کرد نام ببرید، مشتری انتظار دارد که همان افراد کار را انجام دهند.
قبل از شروع تدوین پیشنهاد، ارزیابی کنید که آیا واقعا به این کار نیاز دارید، آیا می‌توانید تعهدات قرارداد را انجام دهید و چه احتمالی برای برنده شدن دارید. فرایند مناقصه می‌تواند پرهزینه و زمان‌بر باشد.
اگر شانس برنده شدنتان را ۷۰ درصد نمی‌دانید، پیشنهاد ندهید. و اگر مشتری شما را نمی‌شناسد هم پیشنهاد ندهید؛ بیشتر قراردادها به تامین‌کننده فعلی داده می‌شوند.
