نماینده کسی است که به نمایندگی از شما مذاکرات فروش محصولات یا خدماتتان را انجام می‌دهد. از نمایندگان اغلب برای فروش محصولات در بازارهای خارجی استفاده می‌شود. ما در این مطلب شرح می‌دهیم که یک نماینده چه کاری می‌تواند برای کسب‌وکار شما انجام دهد، چگونگی مدیریت این رابطه و تعهدات قانونی شما را.
عامل چیست؟
نماینده کسی است که مذاکره فروش محصولات یا خدمات شما را انجام می‌دهد و می‌تواند شما را از نظر قانونی ملزم کند. هرچند نماینده ممکن است فروش را ترتیب دهد، اما قرارداد فروش بین شما و مشتری خواهد بود.
بیشتر نمایندگان، خوداشتغال هستند؛ یعنی کارمند کسب‌وکار شما نیستند.
کار یک نماینده
نمایندگان می‌توانند به شما در دسترسی به بازارهایی که در غیر این صورت نمی‌توانستید یا به طور اقتصادی نمی‌توانستید هدف قرار دهید، کمک کنند؛ مثلاً اگر کسب‌وکاری نوپا هستید یا به بازار جدیدی وارد می‌شوید. بازار جدید و ناشناخته .
شرکت‌ها اغلب نمایندگانی را منصوب می‌کنند بازارهای خارجی چون نماینده محلی مشتریان، ارتباطات و روابط محلی موجود دارد و فرهنگ و شیوه‌های کسب‌وکار محلی را می‌شناسد. باید مطمئن شوید که نماینده، شهرت خوبی در بازار دارد.
مدیریت ارتباط با نماینده
هر دو باید داشته باشید درکی واضح آنچه از شما انتظار می‌رود را به طور دقیق مشخص کنید. قرارداد کتبی که تمام جنبه‌های اصلی رابطه‌ی شما را در بر بگیرد، حیاتی است. از مشاور حقوقی بخواهید تا بررسی کند که آیا توافقنامه به اهداف شما می‌رسد و شما متحمل هیچ تعهد یا محدودیت غیرمنتظره‌ای نخواهید شد.
سیستم‌های مناسبی را برای انجام مسئولیت‌هایتان راه‌اندازی کنید. مشکلات عملی مانند پرداخت یا تحویل کالا، می‌تواند به روابط آسیب جدی وارد کند و شما را در قبال هرگونه خسارتی که نماینده متحمل شود، مسئول کند.
به طور مرتب با هم در ارتباط باشید. این کار به شما کمک می‌کند تا مشکلات احتمالی را در مراحل اولیه شناسایی کنید و احتمال حل آنها قبل از جدی شدن عواقب را افزایش می‌دهد.
مواظب باشید که ناخواسته نمایندگی ایجاد نکنید. مثلاً اگر به کسی اجازه دهید طوری رفتار کند که انگار نماینده شماست، ممکن است کسب‌وکارهای دیگر حق داشته باشند او را نماینده شما بدانند، حتی اگر شما با او هیچ توافق صریحی نداشته باشید.
عناصر کلیدی قرارداد نمایندگی
از جمله‌ی این‌ها:
- منطقه فعالیت نماینده و اینکه آیا حقوق انحصاری دارد
- چه محصولاتی می‌توانند بفروشند
- چه حقی دارند که به نمایندگی از شما اقدام کنند؟
- محدودیت‌هایی برای فعالیت‌های نماینده (مثلاً فروش محصولات رقیب) وجود دارد؟
- مسئولیت‌های شما در زمینه تبلیغ محصول، فروش و انجام سفارش‌ها
- حقوق و محدودیت‌های نماینده در ارتباط با مالکیت معنوی شما
- محدودیت‌های افشای اطلاعات محرمانه
- نحوه پرداخت دستمزد نماینده (شامل قوانین مربوط به هزینه‌ها)
- نرخ کارمزد و اینکه آیا این نرخ‌ها بین محصولات یا مشتریان متفاوت است
- چگونگی پایان دادن به رابطه
در مورد عاملان خوداشتغال، قرارداد باید تعهد شما برای اطلاع رسانی به آنها در مورد هرگونه کاهش احتمالی درآمدشان و همچنین قوانین مربوط به پرداخت غرامت در صورت خاتمه همکاری را نیز در بر بگیرد.
حقوق قانونی نمایندگان
نمایندگانی که در بریتانیا و اتحادیه اروپا در ارتباط با کالا (نه فقط خدمات) وظایف خود را انجام می‌دهند، حقوق قانونی قابل توجهی دارند. برخی از این حقوق قابل توافق و برخی غیرقابل توافق هستند؛ هرچند ممکن است راه‌های دیگری برای رسیدگی به آنها وجود داشته باشد.
کارکنان و وضعیت شغلی آنها
خطری وجود دارد که عاملان (نمایندگان) ممکن است به عنوان کارمندان شما تلقی شوند و این می‌تواند پیامدهای مالیاتی و حقوقی مربوط به استخدام در پی داشته باشد.
فرد احتمالا در نظر گرفته می‌شود خودیار اگر آنها
- در انجام کارهایشان تا حدی کنترل دارند (مثلاً خودشان تصمیم می‌گیرند که چگونه با مشتریان ارتباط برقرار کنند و جلسات را ترتیب دهند).
- دربرگیرنده ریسک‌هایی باشد (مثل استفاده از تجهیزات شخصی و پرداخت هزینه‌ها به‌عهده خودشان)
- با بیش از یک مشتری کار کند (مثلاً به عنوان نماینده کسب‌وکارهای دیگر).
یک اقدام عملی این است که از عامل بخواهید تأییدیه‌ای از اداره درآمد و گمرک بریتانیا مبنی بر خوداشتغالی خود ارائه دهد؛ هرچند این به خودی خود تضمینی برای عدم کارمندی او نیست. همیشه از مشاوره حقوقی استفاده کنید.
موارد اختلافی رایج در نمایندگی مشترک
انحصار در قلمرو خودشان
نمایندگان اغلب خواهان حق انحصاری در منطقه خود و اطمینان از عدم فروش شما از طریق کانال‌های دیگر در آن منطقه هستند، مانند استفاده از نیروی فروش، توزیع‌کنندگان یا فروش آنلاین.
اگر می‌خواهید از طریق این کانال‌ها در منطقه‌ای خاص فروش داشته باشید، باید این موضوع در قرارداد ذکر شود. همچنین باید توافق کنید که نماینده برای چه میزان از فروش در آن منطقه کمیسیون دریافت می‌کند؛ تمام فروش‌ها یا فقط فروش‌هایی که توسط نماینده ایجاد شده‌اند.
اگر رابطه نمایندگی واقعی باشد، می‌توانید محدوده جغرافیایی حق فروش نماینده یا مشتریانی که نماینده مجاز به مراجعه به آنهاست را تعیین کنید. در مورد اینکه آیا این یک رابطه نمایندگی واقعی است یا خیر، مشاوره بگیرید.
بازیگری برای رقبا نیز
نمایندگان اغلب تمایل دارند برای رقبا نیز فعالیت کنند. اگر قدرت چانه‌زنی داشته باشید، معمولا می‌خواهید این مورد را در قرارداد خود با نماینده منع کنید.
کنترل عامل
نماینده ممکن است بخواهد تمام محصولات مرتبط شما را به همه مشتریان بالقوه ارائه دهد. شما می‌توانید محصولات قابل ارائه توسط نماینده، مشتریان هدف و شرایط قرارداد را محدود کنید. همچنین می‌توانید در مورد نحوه تبلیغ و رویکرد نماینده به مشتریان توافق کنید.
اما کنترل بیش از حد می‌تواند ناخواسته، رابطه استخدامی با نماینده ایجاد کند؛ اگر می‌خواهید محدودیت‌های عمده‌ای وضع کنید، مشورت کنید.
در توافقنامه باید به وضوح میزان اختیارات نماینده برای اقدام به نمایندگی از شما مشخص شود. اگر نماینده از اختیارات خود تجاوز کند اما شما با آن موافقت کنید، ممکن است در آینده به او اختیار انجام چنین کاری را داده باشید. برای مثال، اگر نماینده بدون داشتن اختیار فروش را انجام دهد و شما بعدا قرارداد فروش را بپذیرید.
پرداخت شود، حتی اگر مشتری هنوز پرداخت نکرده باشد.
در قرارداد شما با نماینده، باید نحوه پرداخت‌ها، از جمله زمان سررسید آنها، مشخص شود. معمولا کمیسیون نماینده زمانی پرداخت می‌شود که شما وجه را دریافت کرده باشید یا کالا (یا خدمات) را به مشتری تحویل داده باشید.
در غیر این صورت، فرض بر این است که هر رویه معمول در صنعت شما اعمال می‌شود.
اگر در قرارداد شما خلاف این ذکر نشده باشد، در صورتی که قرارداد فروش با مشتری به دلیل عدم تقصیر شما اجرا نشود، نیازی به پرداخت کمیسیون نیست؛ مثلاً اگر مشتری بدون دلیل موجه از پرداخت کالا (یا خدمات) خودداری کند.
مسئولیت شما در قبال فعالیت‌های نماینده
اگر نماینده در چارچوب اختیارات داده شده به او عمل کند، شما به اعمال او ملزم هستید. مثلاً اگر او حق مذاکره برای فروش به نمایندگی از شما را داشته باشد، باید قراردادهایی را که او برای شما منعقد می‌کند، اجرا کنید.
همچنین ممکن است در مواردی مانند آسیب رساندن نماینده شما به کسی، تخریب مال کسی یا ادعاهای گمراه‌کننده درباره محصولتان برای فروش، مسئول شناخته شوید.
قوانین این حوزه پیچیده است و همیشه باید از مشاوره حقوقی استفاده شود. در صورت بروز چنین مسئولیتی، ممکن است بتوانید به دلیل نقض قرارداد نمایندگی، علیه نماینده خود ادعایی مطرح کنید.
نمایندگان کم‌کار
اگر نماینده کمتر از انتظار درآمد داشته باشد، اما این کمبود به دلیل عدم انجام تعهدات شما باشد، نماینده می‌تواند علیه شما ادعایی داشته باشد. مثلاً اگر محصولاتی را که متعهد به تأمین آنها بودید، ارائه ندهید.
طبق قوانین انگلستان و اروپا، اگر پیش‌بینی می‌کنید فروش کمتر از حد انتظار منطقی نماینده خواهد بود، باید به او اطلاع دهید. عدم اطلاع‌رسانی می‌تواند شما را ملزم به جبران کمبود درآمد نماینده کند.
خاتمه دادن به قرارداد نمایندگی
اطلاعیه
می‌توانید توافق نمایندگی را برای مدت معین یا نامحدود منعقد کنید. قراردادهای نامحدود فقط با اخطار یا در صورت نقض توافق قابل فسخ هستند.
اگر قرارداد برای مدت معین باشد، با انقضای مدت به طور خودکار خاتمه می‌یابد. اما اگر پس از انقضای مدت به کارگزار اجازه دهید به نمایندگی از شما عمل کند، قانون قراردادی نامحدود را در نظر می‌گیرد.
در قرارداد مدت نامعین، باید مدت زمانی که شما و نماینده‌تان برای فسخ قرارداد باید اطلاع دهید، ذکر شود. قوانین بریتانیا و اروپا بیان می‌کنند که این مدت زمان حداقل باید… باشد.
- یک ماه در سال اول
- دو ماه از سال دوم
- سه ماه بعد از آن
اعلامیه‌ای که نماینده شما باید به شما بدهد، نباید طولانی‌تر از اعلامیه‌ای باشد که شما باید به او بدهید. در عمل، اگر نماینده شما اعلامیه می‌دهد، ممکن است بخواهید او بلافاصله از نمایندگی شما دست بردارد. با این حال، ممکن است مجبور شوید برای جبران این کار، غرامتی به نماینده بپردازید.
در صورت نقض قرارداد توسط نماینده – مثلاً عدم ارائه اطلاعات مورد نیاز شما برای انجام فروش – می‌توانید بدون اطلاع قبلی، رابطه نمایندگی را فسخ کنید.
نماینده هم می‌تواند همین کار را بکند؛ مثلاً اگر به دلیل عدم توانایی شما در انجام سفارش‌ها، نماینده‌ای فروش خود را از دست بدهد.
حقوق
طبق قوانین بریتانیا و اروپا، اگر قرارداد با نماینده مستقل فسخ شود، حتی اگر به دلیل نقض قرارداد از سوی نماینده باشد، نماینده مستقل از نظر قانونی حق دریافت غرامت یا جبران خسارت دارد، مگر اینکه نماینده مرتکب نقض جدی قرارداد شده باشد.
پرداخت‌های غرامت، ارزش کار نماینده در افزایش فروش شما را نشان می‌دهد؛ مثلاً تلاش‌های او برای شناسایی مشتریان و ایجاد ارتباط با آنها. این پرداخت‌ها می‌توانند حداکثر به میزان کمیسیون یک سال محدود شوند.
پرداخت‌های جبران خسارت، ارزش کار انجام‌شده توسط نماینده و ضرر او از درآمدهای آتی را نشان می‌دهند؛ مثلاً کمیسیون فروش‌های آینده به مشتریانی که نماینده آنها را به شما معرفی کرده است. این پرداخت‌ها با توجه به ارزش نمایندگی در صورت ادامه فعالیت آن، یعنی چشم‌انداز نماینده برای کسب کمیسیون‌های آتی، محاسبه می‌شوند.
بنابراین، یک نماینده موفق که به نمایندگی از یک کسب‌وکار موفق فعالیت می‌کند، ممکن است مستحق دریافت غرامت قابل توجهی باشد، در حالی که یک نماینده ناموفق که به نمایندگی از کسب‌وکاری ورشکسته فعالیت می‌کند، ممکن است مستحق دریافت غرامت بسیار کمی باشد یا در برخی موارد هیچ چیز.
حتی اگر با نماینده خود توافق کنید که غرامت پرداختی سقف داشته باشد، این لزوماً احتمال مطالبه غرامت بیشتر از سوی نماینده را منتفی نمی‌کند. مشورت گرفتن در مورد مسئولیت احتمالی شما برای پرداخت هزینه‌های فسخ در صورت بروز مشکل بسیار مهم است؛ قانون پیچیده است و ممکن است مجبور شوید مبالغ قابل توجهی پرداخت کنید.
اگر نماینده به صورت خوداشتغالی کار کند، حتی در صورت فوت یا بازنشستگی او، ملزم به پرداخت غرامت یا خسارت خواهید بود.
مقررات قانونی مربوط به پرداخت‌ها پیچیده است و نمی‌توان از آنها چشم‌پوشی کرد؛ بنابراین، هم هنگام تنظیم قرارداد و هم هنگام محاسبه یا توافق بر سر هرگونه پرداخت، باید از مشاوره حقوقی استفاده شود.
پس از خاتمه‌ی قرارداد نمایندگی
محدودیت‌های فعالیت‌های نماینده پس از خاتمه همکاری باید از قبل و به‌صورت کتبی توافق شوند.
این توافق باید به مشتریان، منطقه جغرافیایی یا نوع کالاهایی که نماینده برای شما در مورد آنها فعالیت می‌کرد، مربوط باشد. محدودیت‌ها در هیچ موردی نمی‌توانند بیش از دو سال طول بکشند و باید معقول باشند.
