آژانس تحت فشار است؟ چطور حجم کار تیم خود را مدیریت کنید

به عنوان مدیر یک آژانس، مدیریت حجم کار تیم احتمالا در مقطعی باعث استرس شما شده است.

داستان همیشگی است: پروژه‌های در دست اقدام کم به نظر می‌رسند، پس برای جذب کار جدید تلاش زیادی می‌کنید. اما ناگهان، بیشتر از حد انتظار کار می‌گیرید و فقط بعد از پذیرفتن پروژه‌ها متوجه می‌شوید که خیلی تعهد زیادی به عهده گرفته‌اید.

حفظ تعادل و یکسان نگه داشتن حجم کار اعضای تیم گاهی کار غیرممکنی به نظر می‌رسد. در واقع، ممکن است این چرخه بخشی جدایی‌ناپذیر از زندگی در یک آژانس به نظر برسد. اما نباید آن را به عنوان اجتناب‌ناپذیری ناخوشایند پذیرفت. حجم کار بسیار نامنظم می‌تواند پیامدهای منفی برای تیم شما داشته باشد و مشکلات بزرگی را برای کسب‌وکارتان به همراه داشته باشد.

نظرسنجی اخیر انجمن روانشناسی آمریکا نشان داد که حجم کار سنگین یا نامتوازن، عامل استرس برای نیمی از پاسخ‌دهندگان است. از میان افرادی که استرس کاری را مشکل خود عنوان کردند، هفت نفر از ده نفر اعلام کردند که قصد دارند ظرف یک سال شغل خود را تغییر دهند.

اگر به حجم کار کارمندان توجه نکنید و سعی در کمینه کردن دوره‌های فشرده کاری (یا حتی دوره‌هایی که افراد بیکار نشسته‌اند) داشته باشید، ریسک از دست دادن افراد خوب را می‌پذیرید.

راه حل چیست؟ اولویت بندی فعالانه‌ی مدیریت حجم کار. به این ترتیب، نه تنها پروژه‌هایتان با موفقیت به پایان می‌رسند، بلکه کارمندان شما نیز انگیزه‌مند، پربازده و در درازمدت تمایل به ماندن در شرکت شما خواهند داشت.

برای مدیریت حجم کار، داشتن یک سیستم مدیریت پروژه کارآمد ضروری است. با طراحی سایت وردپرس، می‌توانید یک پلتفرم اختصاصی برای مدیریت پروژه‌ها بسازید که به تیم شما اجازه می‌دهد به‌راحتی وظایف را پیگیری کرده و همکاری بهتری داشته باشند.

مدیریت حجم کار در سازمان‌ها چرا چالش‌برانگیز است؟

بزرگترین چالش مدیریت حجم کار در آژانس‌ها، غیرقابل پیش‌بینی بودن عملیات است. حجم کار در کل آژانس، بسته به قراردادها و برنامه‌های زمانی پروژه‌های مشتریان بلندمدت، به‌طور قابل توجهی متفاوت است. گاهی اوقات حجم کار تیم بسیار زیاد می‌شود و گاهی دیگر، با کمبود پروژه مواجه می‌شوید.

این روش کاری نامنظم، مشکلاتی ایجاد می‌کند. پیش‌بینی حجم کار در درازمدت. در واقع، بسیاری از سازمان‌ها برای پیش‌بینی دقیق حجم کار خود بیش از ۱ یا ۲ ماه آینده با مشکل مواجه هستند و این برنامه‌ریزی منابع را بسیار دشوار می‌کند.

استفاده از ابزارهای اتوماسیون می‌تواند به تیم شما در انجام سریع‌تر کارها کمک کند. با خدمات سئو وردپرس، می‌توانید فرآیندهای خود را بهینه کرده و سایت را به‌طور خودکار به‌روزرسانی کنید تا تیم شما همیشه در جریان تغییرات و پیشرفت پروژه‌ها قرار داشته باشد.

آیا این یعنی مدیریت حجم کار برای آژانس‌ها بی‌معناست؟

اصلا. ناپایداری تقاضاهاست که مدیریت حجم کار در سازمان‌ها را مهم می‌کند. با پایداری مدیریت منابع آژانس با برنامه‌ریزی دقیق و منظم کاری، می‌توانید در کوتاه‌مدت و بلندمدت سود و پروژه‌های خود را افزایش داده و در عین حال عملکرد کارکنان و تعادل زندگی کاری آن‌ها را بهبود ببخشید.

مراحل ضروری مدیریت حجم کار تیم

با وجود چالش‌ها، اجرای فرآیند موثری برای مدیریت حجم کار در یک سازمان امکان‌پذیر است. در اینجا هفت گام کلیدی برای مدیریت حجم کار و بهبود بهره‌وری تیم آمده است.

برنامه‌ریزی برای مهلت‌های واقع‌بینانه

یکی از دلایل اصلی حجم بالای کار، انباشت کارهایی است که به موقع انجام نشده‌اند. اغلب مهلت‌های غیر واقعی مقصر این امر هستند.

در حالی که برخی مدیران با تعیین ضرب‌الاجل‌های کوتاه سعی در افزایش فوریت کار دارند، این روش تقریباً همیشه به یکی از چهار نتیجه‌ی ممکن می‌انجامد:

• ممکن است توجه کارکنان شما به چندین کار تقسیم شده باشد و این امر کیفیت کار آنها را کاهش می‌دهد.
• ممکن است برای به موقع تمام کردن کارهایشان تا دیروقت کار کنند و سلامت و زندگی شخصی خود را فدای آن کنند.
• ممکن است مهلت را از دست بدهند و این باعث اختلال در برنامه پروژه می‌شود.
• شاید مجبور شوید کار را در آخرین لحظه به کارمند دیگری محول کنید و نتیجه‌ی آن متغیر باشد.

به عنوان مدیر، تعیین مهلت‌های قابل دستیابی، باعث می‌شود کارمندان شما مدیریت زمان بهتری داشته باشند، اولویت‌بندی کارها را به درستی انجام دهند و بدون نیاز به اضافه کاری، کارها را به اتمام برسانند.

از دسترسی همه باخبر باش

هیچ چیز بدتر از این نیست که کاری به کسی محول کنید و بعد متوجه شوید که او در مرخصی است! شرکت‌ها برای مدیریت مؤثر بار کاری بر اساس ساعات کار موجود، به اطلاعات به‌روز از وضعیت دسترسی کارمندان خود نیاز دارند.

دانستن زمانبندی اعضای تیم، از اضافه کاری آن‌ها جلوگیری می‌کند. این امر به شفاف‌تر شدن ارتباط بین شما و کارمندان کمک کرده و باعث می‌شود آن‌ها راحت‌تر در مورد حجم کاری خود قبل از بروز مشکل، ابراز نگرانی کنند.

زمان اعضای تیم و نرخ استفاده قابل‌قبول آنها را پیگیری کنید

مدیریت حجم کار فقط به محول کردن وظایف ختم نمی‌شود؛ نظارت بر زمان کار و میزان قابل‌قبول کار اعضای تیم نیز مهم است. این فرآیند، نمای کلی از حجم کار تیم در مقابل ظرفیت آن ارائه می‌دهد و میزان ظرفیت باقی‌مانده تیم برای وظایف و پروژه‌های آتی را تحلیل می‌کند.

دانستن نحوه استفاده از نیروی کار تیم، مبنای توزیع بهینه بار کاری است؛ این امر از هزینه‌های مالی ناشی از بیکاری کارکنان جلوگیری کرده و به کاهش فرسودگی و استرس آنها کمک می‌کند.

اگر صادق باشیم، شاید تیم چندان از ایده استفاده از اپلیکیشن ردیابی زمان استقبال نکند، به‌خصوص اگر به آن عادت نداشته باشند. اما ابزارهای ردیابی زمان آسان‌ترین راه برای جمع‌آوری این اطلاعات حیاتی هستند و شما می‌توانید از این داده‌ها برای ایجاد تغییرات مثبتی که کارمندان متوجه آن خواهند شد، استفاده کنید.

آیا برخی اعضای تیم دائماً بیش از حد درگیرند، در حالی که برخی دیگر به نظر می‌رسد بیکارند؟ آیا از تخصص کارمندان خود به طور کامل استفاده می‌کنید؟ آیا فشار زیادی روی برخی از مهارت‌ها وجود دارد؟ شاید لازم باشد مهارت یکی از اعضای تیم را ارتقا دهید، یا حتی فرد جدیدی استخدام کنید.

ثبت دقیق زمان به شما کمک می‌کند این اطلاعات را به دست آورید و شما را قادر می‌سازد تا تصمیمات بسیار دقیق‌تری در مورد استخدام و زمان‌بندی بگیرید. نتیجه؟ همه اعضای تیم شما مزایای آن را احساس خواهند کرد.

جلسات روزانه‌ی کوتاه راه‌اندازی کنید

جلسات کوتاه روزانه یا جلسات سریع هماهنگی به نظارت بر حجم کار تیم کمک می‌کند. این جلسات اطلاعاتی دربارهٔ اینکه چه کسی به چه وظیفه‌ای اختصاص دارد، چه زمانی کار را تمام می‌کند و چه تأخیری یا چالشی پیش رو دارد، ارائه می‌دهند.

همچنین می‌توانید در صورت نیاز وظایف را دوباره تخصیص دهید و از توزیع عادلانه وظایف اداری یا وظایف قابل مدیریت‌تر اطمینان حاصل کنید.

اگر نگرانید که جلسات اضافی تیم را خسته کند، به‌جای آن از گزارش‌های روزانه‌ی غیرهمزمان مجازی در اسلک یا ابزار مشابه استفاده کنید.

اولویت با کار است

یکی دیگر از جنبه‌های مهم مدیریت حجم کار، تعیین اولویت وظایف است؛ هم در حجم کار هر عضو تیم و هم در کل پروژه.

با اولویت‌بندی صحیح پروژه‌ها، وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت آن‌ها دسته‌بندی می‌کنید. این کار به شما امکان می‌دهد وظایف را با توجه به توانایی اعضای تیم به آن‌ها واگذار کنید، روی انجام وظایف با بالاترین اولویت تمرکز کنید و وظایف غیرضروری را از لیست کارها حذف کنید تا بهره‌وری را به حداکثر برسانید.

از تیم بخواهید بازخورد بدهند

تعیین زمانی برای ارزیابی حجم کار کارمندان به مدیران کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف هر یک از اعضای تیم را شناسایی کنند. همچنین فرصتی برای ارزیابی عملکرد فردی و تیمی و بررسی چگونگی انجام کار و مواردی که می‌توانست بهتر انجام شود، فراهم می‌کند.

در حالی که بسیاری از مدیران پروژه، هدف این جلسات را ارائه بازخورد از بالا به پایین می‌دانند، درخواست بازخورد از اعضای تیم می‌تواند آن‌ها را به تجزیه و تحلیل حجم کار خود و ارائه راه‌حل‌هایی برای افزایش بهره‌وری در پروژه‌های آینده ترغیب کند.

ابزاری برای برنامه‌ریزی ظرفیت راهبردی را به کار بگیرید

در نهایت، بسیاری از پیشنهادهای ما – مانند پایبندی به مهلت‌های معقول و اولویت‌بندی پروژه‌ها – زمانی عملی‌تر می‌شوند که بتوانید با دقت معقولی برنامه‌ریزی کنید. مشکل اینجاست که کارهای پروژه ای شامل بخش‌های متحرک زیادی هستند و می‌توانند برنامه‌ریزی را به هنری پیچیده و مبهم تبدیل کنند.

شما به روشی نیاز دارید که بتوانید به سرعت ظرفیت واقعی سازمان خود را ببینید، سناریوهای جدید را مدل‌سازی کنید، از دسترسی به منابع در یک چشم برهم زدن مطمئن شوید و برآورد دقیقی از زمان‌بندی واقعی پروژه‌ها در آینده داشته باشید. (شاید یک گوی بلورین؟)

خب، نرم‌افزار برنامه‌ریزی ظرفیت احتمالا نزدیک‌ترین چیز به یک گوی جادو برای آژانس شماست. برخی از پلتفرم‌ها، مانند بدو برای مثال، به شما امکان می‌دهند طرح‌های آزمایشی و سناریوهای احتمالی را در عرض چند ثانیه، با در نظر گرفتن متغیرهای مختلف، مدل‌سازی کنید.

با این دانش، می‌توانید تصمیم‌های هوشمندانه‌تری بگیرید و به جدول زمانی‌هایی پایبند باشید که روند کار را ثابت نگه می‌دارد. این یک ارتقای واقعی برای آژانس شماست.

خلاصه مدیریت حجم کار در آژانس

مدیریت صحیح حجم کار، بخش حیاتی ساختن آژانسی است که در بلندمدت به‌طور پایدار و مداوم فعالیت می‌کند. اما در نهایت، رازی در کار نیست: مهم‌ترین کاری که می‌توانید برای دستیابی به حجم کاری پایدار و مداوم انجام دهید، برنامه‌ریزی است. تا جایی که می‌توانید و با دقت هر چه تمام‌تر برنامه‌ریزی کنید.

دلیلی ندارد که این کار بیش از حد دستی یا زمان‌بر باشد. موضوع پیدا کردن ابزار مناسب است. ابزاری که برایتان کارآمد باشد را پیدا کنید و در نهایت از نداشتنش تعجب خواهید کرد.