به لطف توییتر، فیسبوک و لینکدین، کارمندان شما مرتباً با دنیای خارج در ارتباط هستند. اما آیا می‌دانید چه می‌گویند و آیا این برای کسب‌وکار مفید است؟ مایکل اسکات، شریک در شرکت حقوقی کرین و استیپلز اهمیت داشتن سیاست رسانه‌های اجتماعی را توضیح می‌دهد.
چرا به یک سیاست رسانه‌های اجتماعی نیاز دارم؟
سیاست رسانه‌های اجتماعی، کارمندان را آموزش می‌دهد و قواعد کلی را برای آنها هنگام انتشار مطالب به نمایندگی از کسب و کار تعیین می‌کند. نمونه‌های بسیاری از اظهارنظرهای کارمندان در رسانه‌های اجتماعی وجود دارد، مانند فیسبوک و توییتر که موجب بدنامی شرکت‌ها شده‌اند.
اگر نظرات منتشر شده به نام شرکت شما خلاف قانون باشد، ممکن است با اقدامات قانونی روبرو شوید. شبکه‌های اجتماعی دقیقا تحت پوشش همان قوانینی هستند که نظرات چاپ‌شده در روزنامه یا حتی گفته‌شده در خیابان را پوشش می‌دهند. این قوانین شامل هرگونه جرم کیفری مانند افترا یا تحریک نفرت نژادی می‌شود.
یکی دیگر از مشکلات، آزار و اذیت سایبری کارمندان است. ممکن است کارمندی علیه شرکت شکایت کند، به‌خصوص اگر مدیران شرکت نیز در شبکه‌های اجتماعی با کارمند متخلف در ارتباط باشند.
آیا نمی‌توانم به کارمندانم اعتماد کنم که کار درست را انجام دهند؟
بسیاری از کارمندان در مورد شبکه‌های اجتماعی ساده‌اندیش هستند؛ آنها نمی‌دانند که پست‌ها در شبکه‌های اجتماعی چقدر سریع پخش می‌شوند و به بیرون درز می‌کنند. همچنین متوجه نیستند که پست‌های شخصی چگونه می‌توانند بر کسب‌وکار تأثیر منفی بگذارند، به‌خصوص اگر در مورد رقبای تجاری اظهارنظر کنند. دوستان افراد در فیسبوک اغلب خودشان هم دوست آنها هستند و گاهی اوقات مخاطب آنها هستند؛ نمی‌توان همیشه به آنها اعتماد کرد.
یک سیاست رسانه‌های اجتماعی چگونه می‌تواند از من محافظت کند و چه مواردی باید در آن گنجانده شود؟
سیاست رسانه‌های اجتماعی می‌تواند برای شرکت‌ها معیاری تعیین کند تا قوانین روشنی داشته باشند که اجرای آنها آسان‌تر باشد. کارفرمایان باید تعیین کنند چه رفتاری قابل قبول است و چه رفتاری نیست تا در صورت نقض سیاست، بتوانند اقدام کنند.
کارکنان باید رفتار حرفه‌ای داشته باشند و نباید امور شخصی و کاری خود را با هم قاطی کنند. آنها نباید نظریاتی درباره شرکت منتشر کنند که نماینده دیدگاه‌های شرکت نباشد یا بتواند به اعتبار آن آسیب برساند، حتی اگر در زمان شخصی خود و در توییتر یا وبلاگ باشد. مثلاً، نظرات توهین‌آمیز درباره شرکت محل کار، از نظر قانونی نیز توهین‌آمیز محسوب می‌شود.
محرمانگی در سیاست رسانه‌های اجتماعی چه می‌شود؟
سیاست رسانه‌های اجتماعی باید به‌وضوح بیان کند که کارمندان حق افشای اطلاعات محرمانه درباره کسب‌وکار، مانند نام مشتریان، بدون مجوز مدیر ارشد را ندارند.
شبکه‌ی کارکنان ما در لینکدین تحت نام شرکت – ارتباطات متعلق به کیست؟
هرگونه ارتباطی که در سایتی مانند لینکداین هر آنچه کارمند در طول انجام وظایف شغلی خود ایجاد کند، ممکن است متعلق به کسب‌وکار باشد. این موضوعی است که باید از ابتدا در سند سیاست‌های خود به آن بپردازید.
آیا باید سیاست رسانه‌های اجتماعی‌ام را به وکیل نشان دهم؟
بهتر است از وکیل بخواهید تا سیاست رسانه‌های اجتماعی شما را بررسی کند و مطمئن شوید که به‌خوبی از شما محافظت می‌شود.
آیا سیاست من در مورد رسانه‌های اجتماعی باید سند طولانی‌ای باشد؟
لازم نیست طولانی و پیچیده باشد. در اینجا چهار راهنمای ساده آمده است:
- موارد حرفه‌ای و شخصی را به گونه‌ای با هم مخلوط نکنید که به اعتبار کسب‌وکار آسیب برساند.
- کاری نکن که از اثر بخشی تو در کار کم کنه.
- از جانب شرکت، از دیدگاه‌های شخصی شما حمایت نمی‌شود.
- اطلاعات محرمانه تجاری را افشا نکنید.
