در نگارش اطلاعیههای مطبوعاتی، قوانین روشنی وجود دارد که از زاویه خبری تا ساختار آن را در بر میگیرد. دبی لوون از موسسه «مربی روابط عمومی» راهنمای کاملی برای نگارش اطلاعیههای مطبوعاتی موثر ارائه میدهد.
قبل از نوشتن خبرنامهام باید به چه نکاتی توجه کنم؟
ابتدا باید به این فکر کنید که مشتریان شما چه نشریات و منابعی را مطالعه میکنند و به کدام رسانهها بیشترین اعتماد را دارند.
بعد، باید … را شناسایی کنید. خبرنگار مشخص کنید کدام خبرنگار در هر رسانه، احتمالا این خبر را پوشش خواهد داد. سپس میتوانید رویکرد خود را برنامهریزی کنید.
طراحی سایت وردپرس ابزار بسیار مناسبی برای ایجاد یک پلتفرم ارسال خبرنامه است. با استفاده از پلاگینهای وردپرس، میتوانید فرمهای ثبتنام خبرنامه را به سایت خود اضافه کنید و از طریق آنها مستقیماً با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید. برای نگارش یک خبرنامه مؤثر، مهم است که محتوای جذاب و مفیدی بنویسید که نیازها و علاقههای کاربران شما را پوشش دهد، در حالی که طراحی سایت شما از نظر بصری به این ارتباط کمک کند.
خدمات سئو وردپرس میتواند کمک کند تا خبرنامههای شما در جستجوها بهتر دیده شوند. از طریق بهینهسازی محتوای خبرنامه و استفاده از کلمات کلیدی مرتبط، میتوانید ترافیک بیشتری به سایت خود جذب کنید. این خدمات همچنین به شما این امکان را میدهند که نرخ باز شدن و تعامل خبرنامههای خود را با استفاده از تجزیه و تحلیل دادهها بهبود دهید، که باعث میشود خبرنامههای شما مؤثرتر و هدفمندتر شوند.
آیا داستان شما ارزش خبری دارد؟
قبل از نوشتن و انتشار خبر، از خودتان بپرسید آیا این خبر ارزش خبری دارد؟ بسیاری از شرکتها درباره موضوعاتی بی ارزش از نظر خبری، خبرنامه صادر میکنند. حقیقت این است که اگر خبر برای روزنامهنگار جذاب و دارای ارزش خبری نباشد، پوشش داده نخواهد شد.
خبرنگاران در اطلاعیههای مطبوعاتی به دنبال عناصر کلیدی هستند؛ زاویه انسانی یکی از این عناصر کلیدی است. آیا میتوانید نشان دهید که خبر شما از روابط عمومی خوبی برخوردار است؟
وقتی تصمیم گرفتید که داستانی برای گفتن دارید، باید قواعد نگارش خبررسانی را بدانید. این قواعد برای آسانتر کردن استفادهی خبرنگاران از مطالب شما طراحی شدهاند.
هیچ چیزی در پرانتز وجود ندارد.
در یک خبرنامه چه چیزهایی باید بگنجانید؟
برای نوشتن یک خبرنامهی موثر، باید به سوالات زیر پاسخ دهید:
- چه کسی؟بازیگران اصلی کیستند؟ شرکت شما و هر شخص یا نهادی دیگری که در محصول دخیل هستند؟ خبر شما چه کسانی را تحت تاثیر قرار میدهد/به چه کسانی سود میرساند؟
- چه؟چه خبر؟
- چرا؟اهمیت این خبر چیست و چه اطلاعات ضروریای را به مردم میرساند؟
- کجا؟این کجا اتفاق میافتد؟
- کی؟زمان این موضوع چه زمانی است؟ آیا این موضوع اهمیت خاصی دارد؟
- چگونه؟این چطور پیش اومد؟
سپس باید جزئیات را در جملات کوتاه و گیرا کنار هم قرار داد. این کار ساده به نظر میرسد اما میتواند بسیار چالشبرانگیز باشد.
قبل از شروع، از موضوع مطمئن شوید اهداف در خبررسانی خود، از جملهی آغازین برای بیان اهمیت و جذابیت خبر استفاده کنید. نقل قول برای تاکید بر نکتهای مهم یا جالب، حتما از مثالی مرتبط استفاده کنید. تصویر .
اگر بار اول کلمات را درست نگفتید، به تلاش ادامه دهید. بیشتر خبرنامهها چندین پیشنویس دارند. انتقال نکات کلیدی و مزایا ضروری است.
همیشه ویرایش پیش از ارسال، نوشته خود را بازبینی کنید. خبرهای مطبوعاتی اغلب بدون پیگیری فرستنده نوشته و منتشر میشوند؛ بنابراین مطمئن شوید که خبر شما همه جزئیات کلیدی لازم را دارد. نکته قابل توجه این است که ویراستاران از پایین خبر مطبوعاتی شروع به ویرایش میکنند؛ پس مهمترین نکات را در بالا قرار دهید.
در هنگام ویرایش خبر مطبوعاتی خود، به چه نکاتی باید توجه کنم؟
نوشته خود را حداقل دو بار، با فاصله زمانی، خودتان بخوانید. سپس از فردی دیگر بخواهید آن را بررسی کند؛ زیرا به راحتی ممکن است به اشتباهات آن «کور» شوید.
غلطهای املایی و دستوری ساده متن اصلی را بررسی کنید. اطلاعات مهم مانند تاریخها، نامها، اطلاعات تماس و یادداشتهای پایانی را دوباره بررسی کنید. میتوانید با استفاده از ابزارهای رایگان مانند Grammarly، غلطهای املایی و دستوری را برطرف کنید.
معمولاً قبل از نهایی شدن یک نسخه، چندین پیشنویس آماده میشود. در حین کار، نسخههای قدیمی را در پوشهای با عنوان «بایگانی» ذخیره کنید تا از ارسال نسخه اشتباه جلوگیری شود.
نوشتن خبرنامههای مطبوعاتی برای مخاطبان مختلف
مهمترین نکته در نگارش خبرنامه، مخاطب هدف است. خوانندگان مجله یا وبسایتهای تخصصی با خوانندگان روزنامه محلی بسیار متفاوتند. بنابراین باید برای مخاطبان مختلف، نسخههای متفاوتی از خبرنامه خود تهیه کنید.
هنگام فکر کردن به مخاطب، دانش آنها درباره شرکت و محصول شما و نوع زبانی که درک میکنند را در نظر بگیرید. مثلاً، زبانی که برای توصیف فرایندهای تولید استفاده میشود، ممکن است برای مخاطبان متخصص مهندسی مناسب باشد، اما برای عموم مردم مناسب نیست.
خبررسانی چقدر باید طولانی باشد؟
پاسخ را در کمترین پاراگرافهای ممکن ارائه دهید. از توضیحات طولانی و حشو بپرهیزید و متن را تا حد ممکن مختصر و مفید نگه دارید.
اطلاعات کلیدی را باید در پاراگراف اول خبررسانی بیاورید. موفقیت در این کار به این بستگی دارد که آیا با خواندن فقط پاراگراف اول، کل داستان قابل فهم است یا نه.
پاراگراف دوم، توضیحات پاراگراف اول را با جزئیات بیشتر گسترش میدهد. پاراگراف سوم اغلب شامل نقل قولی است. پاراگراف چهارم اطلاعات نهایی را، مانند مثلاً محصولات دیگری که در دست توسعه هستند، ارائه میکند.
نکاتی برای نگارش خبرنامه
سبک نوشتاری با جملاتی کوتاهتر از ۲۵ کلمه، خبررسانی شما را گیراتر میکند.
یک اطلاعیه مطبوعاتی خوب بایدواقعیلحن و بودنکوتاهومختصرخلاصه داستان را به خبرنگار بدهید. اگر نیاز به اطلاعات بیشتری داشتند، با شما تماس میگیرند. اگر محتوای خبر درست باشد و مطابق با سبک نشریه بنویسید، شانس زیادی برای انتشار داستان خود خواهید داشت.
در مورد اطلاعیههای خبری برای رسانههای پخش مانند رادیو یا تلویزیون محلی، همان قوانین نگارش و ارائه صدق میکند. دعوت به مصاحبه و مشاهده این موضوع که مصاحبهکننده، بهویژه در مصاحبههای زنده، تنها پاراگراف اول اطلاعیه را خوانده یا در ۳۰ ثانیه قبل از مصاحبه به آن نگاهی گذرا انداخته، امری غیرعادی نیست.
زمان انتشار – فوری یا با محدودیت زمانی؟
در بالای اطلاعیه قید کنید که آیا برای انتشار فوری است یا تحت تحریم زمانی، و اگر تحت تحریم است، تاریخ مربوطه را ذکر کنید. به یاد داشته باشید که دریافت اطلاعات تحت تحریم که نمیتوان بلافاصله منتشر کرد، برای روزنامهنگاران میتواند آزاردهنده باشد. تحریم به این معنا نیست که روزنامهنگاران نمیتوانند در مورد خبر شما با شما تماس بگیرند، فقط به این معناست که از آنها میخواهید قبل از تاریخ مشخصی آن را منتشر نکنند.
عنوان اطلاعیه مطبوعاتی را بنویسید
عنوان، همان «قلاب دو ثانیهای» است. پس باید هم جذاب باشد و هم نشان دهد که خبر درباره چیست. وظیفه عنوان خبررسانی، جلب توجه و ترغیب روزنامهنگار به خواندن بیشتر است. عناوین خود را با ابزارهایی مانند… آزمایش کنید. تجزیه و تحلیل تیترها که محصولات مختلف را از نظر میزان محتوای احساسیشان رتبهبندی میکند. نگران ظاهر عنوان در چاپ نباشید؛ بیشتر روزنامهنگاران و ویراستاران عنوان را با توجه به مخاطبان خود تغییر میدهند.
با ذکرِ نقل قولها
نقل قولها، مانند یک تصویر خوب، به نوشتهی شما رنگ و لعاب میبخشند؛ بنابراین، نقل قول خوب، شانس توجه خبرنگاران به داستان شما را بهطور قابل توجهی افزایش میدهد. نقل قولی از فردی معتبر همچنین میتواند به خبر اعتبار ببخشد. بیان نظر بهجای ذکر صرف حقایق، معمولا میتواند اطلاعیه مطبوعاتی را جذابتر کند.
در مقالات روزنامه و مجله، اغلب نقل قولی را میبینید که با فونت بزرگ و چشمگیر و در فضایی خالی چاپ شده است. این همان چیزی است که روزنامهنگاران «نقل قول برجسته» مینامند؛ تکنیکی برای جذب خواننده به مطلب.
چگونه خبرنامه را پایان دهیم
در پایان خبر، کلمهٔ «پایان» را به صورت پررنگ بنویسید. پس از «پایان»، عبارت «برای اطلاعات بیشتر، لطفا با» را نوشته و مشخصات خود یا فرد تعیینشده را ذکر کنید. در صورت امکان، شماره تلفن همراه خود را نیز ارائه دهید تا خبرنگاران بتوانند به راحتی با شما تماس بگیرند. هر چه در دسترستر باشید، بهتر است.
هر اطلاعات تکمیلی مورد نیاز باشد، میتوانند در بخش «یادداشت برای ویراستاران» در زیر اطلاعات تماس قرار گیرند. مثلاً اطلاعات زمینه ای درباره شرکت (که معمولا متن آمادهی معرفی شرکت نامیده میشود) یا یادداشتی مبنی بر در دسترس بودن عکسها. برای مرتبتر شدن خبر، بهتر است این موارد را شماره گذاری کنید.
از هوش مصنوعی برای نگارش خبر خود استفاده کنید.
اگر نوشتن خبرنامه برایتان دشوار است، میتوانید از ابزارهای هوش مصنوعی کمک بگیرید. ابزارهای هوش مصنوعی محبوبی مانند ChatGPT و گوگل جِمینی وجود دارند؛ همچنین، نرمافزار گرامرلی به شما امکان میدهد در عرض چند ثانیه ایده پردازی کنید و پیشنویسهایی متناسب با لحن نوشتاری خود ایجاد کنید.
همچنین برنامههای تخصصی هوش مصنوعی برای انتشار خبر وجود دارند، مانند پرولی و پرسپال. در استفاده از هر ابزار هوش مصنوعی، مهم است که متن تولیدشده را بهعنوان پیشنویس اولیه در نظر بگیرید. اطمینان از تطابق خبررسانی تولیدشده با اهداف شما، دقت آن و هماهنگی محتوای آن با لحن مورد نظرتان، بر عهده شماست.
خبر را برای چه کسی باید بفرستم؟
تحقیق در مورد… ضروری است مطبوعات و رسانهها هدف شما از انتشار خبر، مخاطبان هدف آن خواهد بود. هر نشریه، ایستگاه رادیویی، روزنامه و برنامه تلویزیونی حضور آنلاین دارد.
برای هر خبر، زاویههای مختلفی برای پرداختن به آن وجود دارد. اگر کسبوکاری محصول جدیدی راهاندازی کند، میتوان به هر یک یا همه موارد زیر پرداخت:
- مطبوعات محلی (منطقهای که شرکت در آن مستقر است)
- مطبوعات تخصصی (حوزه فعالیت شرکت)
- مطبوعات عمومی (در صورت وجود منافع عمومی)
- مطبوعات ملی (در صورت تاثیر یا تغییر قابل توجه)
در تحقیقات خود، الگوهای کاری را شناسایی کنید تا از دست دادن مهلتهای مهم جلوگیری شود.
چگونگی ارسال خبر برای روزنامهنگاران
خبرنامهها را از طریق ایمیل ارسال کنید. عنوان ایمیل را جذاب انتخاب کنید. متن خبرنامه را در بدنه ایمیل قرار دهید و آن را به صورت پیوست ارسال نکنید.
خبرنگاران ایمیلهای زیادی دریافت میکنند، بنابراین شاید بخواهید…پیگیریخبرهای مطبوعاتی همراه با فراخوانی برای بررسی مشاهده آنها
آیا باید همراه با خبر رسمی خود، تصاویری هم ارائه کنم؟
اگر عکسهایی دارید که میتوانید همراه با اطلاعیه مطبوعاتی خود از آنها استفاده کنید، آنها را ارائه دهید. این روش بسیار خوبی برای انتقال پیام شماست و میتواند بسیار چشمگیر باشد، زیرا توجه خواننده را به مطلب جلب میکند.
فقط از تصویری استفاده کنید که چیزی به داستان اضافه کند؛ مثلاً عکسی از کسی که نقل قول را بیان کرده یا از خود موضوع. رونمایی از محصول جدید .
از عکسهای کلوزآپ سر و شانه اجتناب کنید و خلاقتر باشید. در مورد برندینگ هم دقت کنید، چون عکسهایی که لوگوهای بزرگ در پسزمینه دارند، بیش از حد تبلیغاتی به نظر میرسند.
بهتر است در بخش «یادداشت برای ویراستاران» اطلاعیه مطبوعاتی خود ذکر کنید که عکسها در صورت درخواست در دسترس هستند، بهجای اینکه آنها را بهصورت پیوست ارسال کنید. پر کردن صندوقهای پستی دیگران، دوستی برای شما نمیآورد و ممکن است پیوستها بهعنوان هرزنامه علامتگذاری شوند.
از تصویری با وضوح بالا (معمولا ۳۰۰ dpi) استفاده کنید. برای بهترین کیفیت عکس، استخدام عکاس حرفهای را در نظر بگیرید.
هنگام ارسال تصویر، حتماً توضیحی برای آن بنویسید. اگر افرادی در عکس هستند، بنویسید «از چپ به راست…»، سپس افراد حاضر در عکس را نام ببرید و جزئیات مربوطه (مثل مکان و زمان) را اضافه کنید. برای تصویر، نام فایلی مناسب، مثلاً نام شرکت خودتان، انتخاب کنید تا از استفاده از تصویر صحیح اطمینان حاصل شود.