مدیریت امضای ایمیل: داخلی یا برون‌سپاری؟
اولین برداشت‌های منفی از برند می‌تواند در ایمیل‌هایی با امضای ضعیف ایجاد شود. برای غلبه بر این مشکل، باید از برنامه‌ای برای مدیریت امضای ایمیل سازمانی استفاده شود. اینکه این کار به‌صورت داخلی انجام شود یا برون‌سپاری گردد، بستگی دارد به…
برون‌سپاری مدیریت امضای ایمیل به شرکت‌های تخصصی می‌تواند به صرفه‌جویی در زمان و افزایش کارایی کمک کند. با استفاده از خدمات سئو وردپرس، می‌توانید شرکت‌های معتبر را پیدا کرده و اطلاعات آنها را به‌طور بهینه در سایت خود نمایش دهید.
امضای ایمیل معمولا معادل دیجیتالی کارت ویزیت‌های چاپی هستند.روش‌های نوین و برند محور به اشتراک گذاشتن اطلاعات تماس بنابراین، باید جدی گرفته شوند.
از کارمندان هرگز خواسته نمی‌شود که خودشان کارت ویزیت طراحی کنند، بنابراین نباید به آنها اجازه داده شود که امضای ایمیل خود را هم طراحی کنند (و وقتی به آنها اجازه داده می‌شود، کلمه «طراحی» اغلب به معنای واقعی کلمه به کار می‌رود – شامل رنگ‌های روشن، فونت‌های خوش‌نویسی، تصاویر نامناسب و عبارات انگیزشی جذاب). انتخاب میان مدیریت داخلی یا برون‌سپاری، به نیازهای سازمان و بودجه شما بستگی دارد. طراحی سایت وردپرس امکان ایجاد صفحات سفارشی برای نمایش نمونه‌کارها و مزایای هر گزینه را فراهم می‌کند.
اینها انتظاراتی هستند که از یک برنامه امضای ایمیل به درستی اجرا شده می‌رود.
الفاولین برداشت حرفه‌ایبا توجه به ظاهر ایمیل‌های ارسالی از سازمان مشتری شما
پیام‌های ایمیلی که مطابق بااستانداردهای برنداز عرضهمهکارمندان
صرفه جویی در زمان هنگام نوشتن ایمیل به دلیل عدم نیاز به نوشتن اطلاعات تماس در هر بار.
افزایش کارایی برای گیرندگان ایمیل از نظر تماس با فرستنده، بازدید از وب‌سایت او یا رفتن به محل فیزیکی او.
رعایت هرگونه سلب مسئولیت قانونی الزامی یا توصیه‌شده، درج شماره مجوزهای قانونی کارکنان، و روشی برای اشتراک گسترده پیوندهای رسانه‌های اجتماعی شما.
سکویی برای اعلامیه‌های فوری (مانند حضور در نمایشگاه‌های تجاری، ساعات کاری تعطیلات، محصولات یا خدمات جدید و غیره).
مهم‌تر از این مزایای فردی،اثر تجمعیکه بلافاصله پس از راه‌اندازی یک برنامه حرفه‌ای و به‌خوبی طراحی‌شده برای امضای ایمیل آغاز می‌شود.اگر مشتری شما برنامه‌اش را ظهر راه‌اندازی کند، مزایا از ساعت ۱۲:۰۱ بعدازظهر شروع به ایجاد می‌شود و…هرگز دست برندار(نقطه تعجب وارونه)
شما سخت تلاش می‌کنید تا برند مشتریانتان را تثبیت کنید؛ پس با ارسال ایمیل‌های معمولی، اجازه ندهید که آنها به تلاش‌هایتان آسیب برسانند. امضای ایمیل نامناسب، بی‌طرف نیست، بلکه …منفیِ برند(علامت تعجب)
رویکرد داخلی و نقاط ضعف آن
به عنوان یک آژانس برندینگ، احتمالا در حال حاضر خدمات طراحی وب و گرافیک به مشتری خود ارائه می‌دهید. بنابراین، می‌توانید پروژه طراحی امضای ایمیل آنها را نیز بر عهده بگیرید. اما، چند اشکال وجود دارد:
دقیق و سخت‌پسندبسیاری از چیزهایی که در برنامه‌نویسی HTML بدیهی به نظر می‌رسند، در امضای ایمیل به‌درستی کار نمی‌کنند. یا بدتر از آن، به‌خوبی کار نمی‌کنند؛ به‌اندازه‌ای که شما را به ارائه محصولی با کیفیت قانع می‌کنند، اما با استفاده روزمره، مشکلات به‌سرعت آشکار می‌شوند.
کوشش برای ایجاد در مقیاس بزرگچگونه از یک امضای رمزنگاری شده به ۱۰۰ یا ۱۰۰۰ امضای رمزنگاری شده می‌رسید؟ مخصوصاً وقتی کهکاربران به‌طور جداگانه، دیدگاه‌های ظریفی دارند.نیازمندی‌ها
استقرار در مقیاس بزرگبعد از آماده شدن صد یا هزار امضای الکترونیکی، چطور آنها را طوری در برنامه‌های ایمیل کاربران نصب کنیم که به درستی کار کنند؟ برخی از کاربران از آوت‌لوک دسکتاپ (ویندوز یا مک) استفاده می‌کنند، برخی از آوت‌لوک وب و برخی از اپلیکیشن موبایل آوت‌لوک. برنامه شما برای نصب صحیح امضا برای هر کاربر روی هر دستگاه چیست؟
نیازمند پشتیبانی مستمر استپست الکترونیکی به‌طور گسترده‌ای استفاده می‌شود و به‌همین دلیل، در امضاهای ایمیل به‌طور حتم برخی خطاها و ناهنجاری‌ها وجود خواهد داشت. اگرچه بسیاری از کاربران متوجه این موضوع نمی‌شوند، اما برخی برای یافتن پاسخ و راه‌حل تماس خواهند گرفت. آیا برای ارائه این سطح از خدمات آماده هستید؟
انتظارات مربوط به نگهداری مستمرامضاهای ایمیل فقط ثابت نیستند. لوگوی بیست و پنجمین سالگرد وجود دارد، توییتر به ایکس تغییر نام داده، دفتر کار نقل مکان کرده و نیاز به تغییر آدرس دارد، مشتری می‌خواهد وبیناری را تبلیغ کند یا حضور در نمایشگاه تجاری را اعلام کند. هر تغییری نیاز به…بازسازی کد HTML برای هر کاربرو سپسپخش مجدد کد به‌روزرسانی‌شده برای همه کاربرانروی هر دستگاه
در نهایت، اگر مشتری شما کوچک باشد و از پشتیبانی همکارانه‌ی تیم فناوری اطلاعات خود برخوردار باشد، رویکرد داخلی می‌تواند معقول باشد. برعکس، اگر مشتری بزرگ‌تر (بیش از ۵۰ کاربر) باشد و یا پشتیبانی فناوری اطلاعات محدودی در دسترس داشته باشد، ممکن است متوجه شوید که با پذیرفتن این پروژه، بیش از توان خود کار بر دوش گرفته‌اید.
رویکرد برون‌سپاری شماره ۱: نرم‌افزار امضای ایمیل شخص ثالث
نرم‌افزارهای آماده امضای ایمیل به وفور یافت می‌شوند و بیشتر مشکلات ذکر شده را برطرف می‌کنند. بازار این نوع نرم‌افزارها کاملاً توسعه‌یافته است، بنابراین گزینه‌های زیادی برای انتخاب دارید.
هنگام بررسی نرم‌افزارهای امضای آماده، به این نکته توجه کنید که احتمالا نیاز به یادگیری قابل توجهی خواهد بود. این نرم‌افزارهامحصولات مبتنی بر فناوری اطلاعاتراه‌اندازی و در برخی موارد، نگهداری آنها به منابع اختصاصی فناوری اطلاعات نیاز دارد. علاوه بر این، یا شما را به استفاده از قالبی از پیش موجود از کتابخانه قالب فروشنده محدود می‌کنند، یا امکانات شما را به قابلیت‌های ارائه شده توسط ویرایشگر WYSIWYG محدود می‌کنند، یا نیازمند آن هستند که کسی کد HTML امضای ایمیل را از ابتدا بنویسد.
از طرفی، پس از پیکربندی و راه‌اندازی، این نرم‌افزارها انعطاف‌پذیری و کنترلی قابل توجه در مدیریت امضای ایمیل مشتری در آینده برای او فراهم می‌کنند. بنابراین، اگر شما یا مشتریتان منابع فناوری اطلاعات لازم را داشته باشید و تمایل داشته باشید مدیریت امضای ایمیل را به عنوان یک وظیفه مداوم به کسی واگذار کنید، استفاده از نرم‌افزار می‌تواند مناسب باشد.
رویکرد برون‌سپاری شماره ۲ – سرویس مدیریت امضای ایمیل
راهکار دیگر، استفاده از سرویس‌دهنده‌ی مدیریت امضای ایمیل است. در این روش، سرویس‌دهندهبینکارگزار و کاربران ایمیل موکل شما، در این فرآیند بر پنج نقص ذکر شده پیشین غلبه می‌کنند. این روش، رویکردی کارآمد و بدون استرس برای انتقال از طرح‌های مفهومی امضای ایمیل به یک برنامه امضای ایمیل کارآمد در سطح سازمانی برای موکل شما ارائه می‌دهد.
این فرایند در هر دو طرف بسیار ساده است.
از طرف شما، ارائه‌دهنده‌ی سرویس مدیریت امضای ایمیل، به شما در جنبه‌های فنی طراحی امضای ایمیل کمک خواهد کرد و سپس آن را به کد HTML مناسب برای امضای ایمیل تبدیل می‌کند.
در سمت کاربر، آنها کارهای لازم سمت سرور را انجام می‌دهند که منجر به راه‌اندازی یک سرویس آماده‌ی استفاده بر پایه فناوری اختصاصی خودشان می‌شود. در نتیجه، با صرف زمان بسیار کمی از سوی واحد فناوری اطلاعات کاربر و (شاید) هر کاربر نهایی، برنامه‌ی امضای ایمیل به‌طور کامل عملیاتی خواهد شد.
پس از راه‌اندازی، مدیریت روزمره برنامه به شما یا مشتریتان واگذار می‌شود. مدیریت از طریق داشبوردی انجام می‌شود که کنترل دقیقی بر مواردی مانند مکان‌ها، گروه‌های کاربران و کمپین‌های بازاریابی بنری ارائه می‌دهد.
اطلاعات کاربری مورد نیاز برای امضای ایمیل یا ازبه طور خودکاراز طریق همگام‌سازی داده با «دایرکتوری فعال» (AD) کاربر یا به‌صورت دستی از طریق پورتال کاربری مخصوص مشتری، مانند این نمونه، وارد می‌شود. دیناسند :
امضای نهایی ایمیل به‌طور خودکار و بدون دخالت کاربر، به ایمیل‌های ارسالی از O365 توسط افزونه‌ی مدرن (کم‌تهاجم) O365 اضافه می‌شود. این افزونه را می‌توان در عرض چند دقیقه توسط مدیر O365 سازمان در کل شرکت مستقر کرد. واقعاً ساده‌تر از این نمی‌شود.
نتیجه
اجرای درست برنامه امضای ایمیل کار بی‌اهمیتی نیست، امامهمبا تعهد و استفاده از منابع خارجی مناسب، این روند می‌تواند به‌آرامی پیش برود و به نتایج ملموسی منجر شود.
همانطور که پیشتر گفته شد، اثر تجمعی بلافاصله پس از راه‌اندازی آغاز می‌شود وهرگز متوقف نمی‌شود!
