9 روش برای سازماندهی کارکنان و رشد کسب‌وکار
می‌خواهید کسب‌وکارتان بزرگ و قوی شود، اما رشدش به اندازه‌ی کافی سریع نیست؟ شاید بازار مناسبی را انتخاب کرده و مدل کسب‌وکار درستی راه‌اندازی کرده‌اید، اما اگر کارکنان و دیگر جنبه‌های کسب‌وکارتان سازماندهی‌شده نباشند، خودتان را کند می‌کنید.
ساماندهی پرسنل و کسب‌وکارتان باید بخشی از برنامه‌ی رشدتان باشد. این کار به شما کمک می‌کند تا کسب‌وکاری مقیاس‌پذیر راه‌اندازی کنید که در زمان رشد، به شکلی درست رشد کند. هیچ تصمیمی به‌طور شتابزده گرفته نمی‌شود، هیچ‌کس از کارمندان شما بار کاری بیش از حد نخواهد داشت و فرهنگ سازمانی و مشتریان فعلی شما آسیب نخواهند دید: این همان چیزی است که یک کسب‌وکار آینده‌نگر به آن می‌پردازد.
برای رشد کسب و کار و ساماندهی کارکنان، پیاده‌سازی استراتژی‌های مؤثر در مدیریت منابع انسانی بسیار حیاتی است. یکی از اولین مراحل در این راستا، بهینه‌سازی فرایندهای داخلی و توسعه ارتباطات مؤثر در تیم است. این امر می‌تواند از طریق طراحی سیستم‌های مدیریت پروژه، تنظیم اهداف شفاف برای هر عضو تیم و پیگیری مستمر پیشرفت‌ها انجام شود. در این فرآیند، استفاده از خدمات سئو وردپرس برای بهینه‌سازی محتوای آنلاین و جذب نیروی انسانی متخصص نیز می‌تواند نقشی کلیدی ایفا کند، چرا که سایت‌های با محتوای بهینه‌تر در جذب استعدادهای کارآمد و مشتریان بالقوه موفق‌تر هستند.
چرا سازماندهی برای رشد ضروری است؟
بسیاری از شرکت‌ها به دنبال رشد هستند، اما وقتی رشد آغاز می‌شود، غافلگیر می‌شوند. کارمندانشان به سختی می‌توانند حجم کار اضافی را مدیریت کنند، زمان انتظار مشتریان افزایش می‌یابد و سایر فرایندها کند می‌شود.
این نوع رشد شما را به مسیر درست هدایت نخواهد کرد و در درازمدت حتی ضررش بیشتر از سودش خواهد بود؛ شما باید به اعتبار خود در نزد کارمندان و بازار هدف‌تان اهمیت دهید.
موفق‌ترین شرکت‌ها به شکلی ساخته می‌شوند که آنها را برای رشد آماده می‌کند. البته منظور این نیست که کارمندانشان بیکار بنشینند و منتظر مشتری جدید باشند یا برای سیستم‌ها و فضاهایی که هنوز از آنها استفاده نمی‌کنند، هزینه زیادی بپردازند.
در عوض، انعطاف‌پذیرند و می‌توانند سریع عمل کنند. آنها فرآیندها و رویه‌های ساختاریافته‌ای دارند که به آزاد شدن زمان برای انجام کارهای مهم کمک می‌کند و اتوماسیون نیز به آنها کمک بیشتری می‌کند.
همچنین بر پایه فرهنگ رشد بنا شده‌اند. چشم‌انداز کسب‌وکار به‌روشنی ابلاغ می‌شود و همه با آن همراه هستند.
ساختار سازمان و چگونگی تنظیم فرآیندها، به هر فرد امکان می‌دهد در بهترین زمینه فعالیت کند. هیچ استعدادی یا زمانی هدر نمی‌رود و ارتباطات از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
اگر همه اینها را داشته باشید، و البته، کسب‌وکاری سالم و بازار خوبی، همه چیز برای رشد آماده است. آماده‌ی شروع کار هستید؟
در طراحی سایت وردپرس نیز اهمیت داشتن سیستمی کارآمد برای ساماندهی کارکنان و انجام فرایندهای کسب و کار به وضوح دیده می‌شود. با توجه به نیاز روزافزون به سیستم‌های خودکار و کاربرپسند، استفاده از ویژگی‌های سفارشی‌سازی سایت‌های وردپرسی می‌تواند به شما کمک کند تا تمامی فرایندهای مدیریتی را به شکلی یکپارچه و مؤثر کنترل کنید. همچنین، با استفاده از پلاگین‌های مناسب و ابزارهای تحلیلی، می‌توان عملکرد کارکنان و رشد کسب و کار را دقیقاً اندازه‌گیری و تحلیل کرد، که در نهایت به بهبود بهره‌وری و کارایی سازمان خواهد انجامید.
9 راه برای سازماندهی کارکنان و رشد کسب‌وکار
پس اگر رشد کلی در فهرست کارهای شماست، در اینجا ۹ روش برای سازماندهی کارکنان و رشد کسب‌وکار شما آمده است. برای یادگیری چگونگی سازماندهی تیم و آمادگی برای گام بعدی، به خواندن ادامه دهید.
- چشم‌انداز روشنی برای شرکت تعیین کنید
- فرهنگ رشد را پرورش دهید
- به کارکنانتان ابزار لازم را بدهید.
- به کارکنان خود در درک نقش‌هایشان کمک کنید.
- به مردم قدرت تصمیم‌گیری بدهید
- معیارها را اندازه گیری کنید
- مطمئن شوید که کارکنانتان آموزش‌های لازم را می‌بینند.
- مطمئن شو که فرآیند را درست تنظیم می‌کنی.
- عملکرد را رصد کنید و در صورت نیاز اصلاح کنید.
چشم‌انداز روشنی برای شرکت تعیین کنید
همه چیز با یک چشم‌انداز و فراگیر کردن کل سازمان در آن آغاز می‌شود.
شفافیت دوست شماست. چشم‌انداز تجاری شما، نقشه راه رشد کسب‌وکار شماست و باید شامل مقصد و مسیر رسیدن به آن باشد.
به این فکر کنید که می‌خواهید چه نوع شرکتی را توسعه دهید. نه فقط از نظر تعداد و درآمد، بلکه از نظر نوع کارفرما و تأثیرگذاری که در بازار خود می‌خواهید باشید. چه تغییری را می‌خواهید در جوامع محلی، گروه‌های اقلیت یا جهان به طور کلی ایجاد کنید؟ یک چشم‌انداز رشد جامع تدوین کنید که هیچ چیزی را به تصادف واگذار نکند.
فرهنگ رشد را پرورش دهید
وقت آن است که چشم‌انداز بلندپروازانه و برنامه‌ی رشد خود را به نیروی کارتان اطلاع دهید. آگاهی از اهداف بلندمدت شرکت به افراد کمک می‌کند تا نقش خود را در تصویر بزرگتر درک کنند. این کار همچنین انگیزه‌ی بسیار خوبی است، زیرا می‌دانند کار آنها بر رشد شما تأثیر خواهد گذاشت یا آن را کند خواهد کرد.
بخش دیگری از پرورش فرهنگ رشد، اجازه دادن به افراد برای آزمایش و اشتباه کردن است. در نهایت، درس گرفتن از شکست‌ها، راز موفقیت در انجام بهتر کارهاست، درست است؟
در نهایت، برای تکمیل فرهنگ رشدتان، شفافیت کامل را در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید نیروی کاری منظم و مشارکت‌جو داشته باشید، بگذارید آنها از اتفاقات بخش‌های دیگر سازمان نیز آگاه باشند، نه فقط بخش خودشان. این به آنها نشان می‌دهد که اقداماتشان چه تاثیری دارد و ارتباطات بین دپارتمان‌ها را نیز بهبود می‌بخشد.
به کارکنانتان ابزار مورد نیازشان را بدهید
داشتن چشم‌انداز تجاری روشن و درک واضح از ماهیت کسب‌وکار مفید است، اما بدون ابزارهای لازم برای رسیدن به آن، هیچ ارزشی ندارد. چه نرم‌افزار مناسب باشد چه ابزاری برای کمک به کارکنان در یافتن آنچه نیاز دارند، مهم است که مطمئن شوید کارکنان شما مهارت‌های لازم برای انجام کار را دارند.
با آنها بنشینید و از آنها بپرسید چه چیزی کارشان را آسان‌تر می‌کند، و به آنها اجازه دهید چند ابزار را قبل از انتخاب نهایی امتحان کنند.
این می‌تواند یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) باشد که به هماهنگی بخش‌های فروش، بازاریابی، مالی و خدمات مشتری کمک می‌کند تا از اتلاف وقت در ارسال اطلاعات مشتری بین بخش‌ها جلوگیری شود.
همچنین ممکن است ابزاری ارتباطی جدید مانند اسلک باشد، اگر هنوز از ایمیل، سی‌سی و کاغذ برای پیام‌رسانی استفاده می‌کنید.
ابزارهایی مانند پیکتوچارت به کارمندان شما دسترسی به انواع قالب‌ها، مثلا برای ساخت جدول زمانی، داده می‌شود. دیگر خبری از کارهای بدون برنامه و شیوه‌های مختلف تهیه‌ی اسناد نیست؛ بالاخره وحدت و آرامش خاطر خواهید داشت.
همچنین، سرمایه‌گذاری روی یک ابزار مدیریت پروژه می‌تواند مفید باشد. این ابزار به همه دید روشنی از وضعیت پروژه، ذینفعان و مهلت‌ها می‌دهد.
اما مهم‌ترین بخش این است که به‌جای کارکنانتان تصمیم نگیرید که چه چیزی برایشان بهتر است، مگر اینکه در کنار آنها مشغول به کار باشید. برای اطمینان از تصمیم خود، با آنها صحبت کنید تا بفهمید چه چیزی کم دارند. این همچنین می‌تواند به این معنی باشد که آنها برخی از ابزارهای فعلی را بی‌فایده یا وقت‌گیر می‌دانند، بنابراین آماده‌ی ایجاد تغییرات باشید.
به کارکنانتان کمک کنید نقش خود را درک کنند
در برنامه‌ریزی برای آینده، بسیار مهم است که کارکنانتان نقش و وظایف خود را در کمک به رشد شما درک کنند. این امر به آنها کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی داشته باشند و نقاط قوت خود را بشناسند.
ابتدا شرح وظایف و مسئولیت‌ها را مشخص کنید. در واقع، برای هر فرد شرح شغل جدید و به‌روزشده‌ای بنویسید، طوری که انگار می‌خواهید فرد جدیدی را برای انجام آن کار استخدام کنید. انتظار می‌رود روزانه چه کارهایی انجام دهید؟ از چه مهارت‌ها و منابعی استفاده خواهید کرد؟
در ساعات اضافه کاری یا مراحل استخدام، این موارد ممکن است مبهم شوند و مرزها از بین بروند. کارمندان فراموش می‌کنند چه کسی مسئول چه کاری است و زمان زیادی صرف پیدا کردن فرد مناسب برای انجام کار می‌کنند.
در هر موقعیت مشخص کنید چه کسی مسئول است و این را آشکارا اعلام کنید. به این ترتیب همه وظایف خود و دیگران را می‌دانند و ارتباطات سرعت می‌گیرد.
به مردم قدرت تصمیم‌گیری بدهید
رشد نیازمند تفکر و عمل سریع است. اگر می‌خواهید سریع عمل کنید، وقت آن است که با اره برقی خط فرمان خود را کوتاه کنید. البته منظور به صورت واقعی نیست.
در بسیاری از سازمان‌ها، کارمندان برای انجام برخی اقدامات باید از شخص دیگری مشاوره یا تأیید بگیرند. در حالی که گاهی این کار ضروری است، نباید به رویه‌ای معمول تبدیل شود. این امر باعث رفت و برگشت‌های مداوم می‌شود، حتی اگر افراد بر اساس تجربه یا دانش خود از قبل بدانند که تأیید خاصی را دریافت خواهند کرد.
همین کاری که شما آنها را برایش استخدام کرده‌اید، استفاده از تجربه و دانششان است. پس درخواست‌های غیرضروری و صحبت‌های «باید از مدیرم بپرسم» را کنار بگذارید و به کارکنانتان قدرت دهید تا کنترل کار خود را در دست بگیرند.
این روندها را بسیار سرعت می‌بخشد و هم شما و هم مشتریانتان از مزایای آن بهره‌مند خواهید شد.
یکی دیگر از مزایای بزرگ این روش این است که هر روز به کارمندان خود آموزش می‌دهید تا بهتر شوند و روزی برای نقش مدیریتی آماده باشند؛ چرا که وقتی کسب‌وکار شما رشد می‌کند، آنها نباید رشد کنند؟
این نوع مالکیت، به افراد کمک می‌کند تا در کارشان بیشتر مشارکت و اشتیاق داشته باشند و شما تنها از مزایای آن بهره‌مند خواهید شد.
شاخص‌های درست را اندازه‌گیری کنید
اگر هیچ شاخص کلیدی عملکردی را اندازه‌گیری نمی‌کنید، این نشانه‌ای است که باید این کار را شروع کنید، اما به روش صحیح.
شاخص‌های عملکرد باید برای انگیزه دادن به افراد و کمک به آنها در ساماندهی کارهایشان استفاده شوند؛ نه برای آسان‌تر کردن مجازات‌ها.
به همین دلیل است که باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) خود را به‌خوبی تعریف و انتخاب کنید. آنها را به معیارهایی مرتبط کنید که هم به رشد شرکت و هم به رشد فردی کارمندان‌تان کمک می‌کنند.
کار کردن با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به شما کمک می‌کند تا بیشتر روی خروجی و کمتر روی ورودی تمرکز کنید. ساعت‌هایی که پشت میز می‌گذرانید، بسیار کمتر از معاملات واقعی و اهداف تولیدی محقق شده اهمیت دارند.
مطمئن شوید که کارکنان شما آموزش‌های لازم را می‌بینند.
هر کسی برای انجام مؤثر کارش، باید در سطح مناسب باشد. اگر نمی‌دانید چطور به کارکنانتان کمک کنید تا اعتماد به نفس داشته باشند و بتوانند کار خود را انجام دهند، با گروه خود صحبت کنید و نیازهایشان را دریابید.
برنامه‌های رشد فردی را جزئی از سازماندهی مجدد خود قرار دهید و به کارمندان اجازه دهید آموزش‌هایی را که مرتبط با اهداف خود می‌دانند انتخاب کنند.
به یاد داشته باشید: اگر کارمندان شما رشد نکنند، کسب‌وکار شما هم رشد نخواهد کرد.
مطمئن شوید که فرآیندهای مناسبی را راه‌اندازی می‌کنید.
کسب‌وکاری که رشد کندی دارد، معمولا به دلیل فرآیندهای ناکارآمد است و تغییر این فرآیندها دشوار است. اگر در تلاش هستید، احتمالا نشانه‌ای است که باید درباره روش کارتان فکر کنید.
چه چیزهایی را می‌توان خودکار کرد؟ بیایید از اینجا شروع کنیم. چیزهای زیادی… راه‌حل‌های نرم‌افزاری تحت وب و ابزارهای دیگری که کارهای وقت‌گیر را از دوش شما برمی‌دارند و به شما اجازه می‌دهند روی آنچه واقعاً اهمیت دارد تمرکز کنید.
عملکرد را رصد و در صورت لزوم اصلاح کنید.
همه چطور هستند؟ این سوال را مرتب بپرسید و واقعا گوش کنید. مرتبا از پیشرفت کارمندان، تیم‌ها و پروژه‌ها باخبر شوید و بپرسید آیا جایی برای بهبود وجود دارد یا نه.
برای برنامه‌های رشدتان هیجان زده شوید
بازسازی کل کسب‌وکار یک‌شبه یا یک ماهه انجام نمی‌شود و روان نگه داشتن چرخه کار، فرآیندی مستمر است. اما اگر با نگاهی کل‌نگرانه شروع کنید و بدانید چرا این کار را انجام می‌دهید، به شما و کارمندان‌تان کمک می‌کند که صبح‌ها با انگیزه و آماده برای رشد از خواب بیدار شوید.
