کسب‌وکارها هر روز با اسناد محرمانه سروکار دارند؛ از قراردادهای فروش تا توافق‌نامه‌های مالکیت فکری. بنابراین، طبیعی است که حفظ امنیت سوابق شرکت برای جلوگیری از نقض امنیت و دسترسی‌های غیرمجاز امری ضروری باشد.
خوشبختانه، امروزه کسب‌وکارها به لطف ابزارهای دیجیتال پیشرفته، گزینه‌های مطمئنی برای امنیت داده‌ها در اختیار دارند. ویرایشگر پی‌دی‌اف این ویرایشگرها، ویژگی‌هایی مانند تنظیمات دسترسی و رمز عبور دارند که آن‌ها را برای حفاظت از فایل‌ها، گزینه‌ای بسیار مناسب می‌کند.
این مقاله روش‌های مختلف حفاظت از اسناد شرکت را بررسی می‌کند تا به بهبود فرآیندهای مستندسازی و مدیریت اسناد در محل کار شما کمک کند.
از رمز عبور استفاده کنید
یکی از روش‌های مؤثر برای حفظ امنیت سوابق سازمانی، استفاده از رمز عبور است. برای دسترسی به منابع محرمانه، رمز عبور الزامی است. کاربران هنگام تأیید هویت خود باید ترکیبی منحصربه‌فرد از حروف و اعداد را به‌عنوان رمز عبور وارد کنند.
با این حال، کیفیت رمز عبور شما می‌تواند تلاش‌های امنیتی شما را با موفقیت همراه کند یا به شکست بکشاند. اکیدا توصیه می‌شود که رمزهای عبور پیچیده بسازید با ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و کاراکترهای خاص.
این ترکیب، هک کردن رمز عبور شما و دسترسی به اطلاعاتتان را حتی با استفاده از ابزارهای پیشرفته، برای هکرهایی که از روش آزمون و خطا استفاده می‌کنند، به طور نامحدودی دشوارتر می‌کند.
یکی از ابزارهای موثر برای رمزگذاری اسنادتان، لومین است؛ یک ویرایشگر آنلاین PDF ساده و کاربرپسند که امکان افزودن رمز عبور را می‌دهد.
برای اطمینان از امنیت وب‌سایت‌هایی که اسناد تجاری را مدیریت می‌کنند، می‌توان از سیستم‌های طراحی سایت وردپرس استفاده کرد که امنیت بالایی دارند. این سیستم‌ها به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند اسناد را با استفاده از رمز عبور یا حتی تکنولوژی‌های امنیتی پیشرفته‌تر مانند رمزنگاری فایل‌ها و احراز هویت دو عاملی محافظت کنند.
با نرم‌افزار حاشیه‌نویسی Lumin PDF، محافظت از اسنادتان می‌تواند به سادگی … باشد.
- نرم‌افزار لومین را باز کنید.
- وارد شوید و مدارک خود را ببینید.
- سندی را که می‌خواهید انتخاب کنید.
- روی فایل کلیک کنید، وقتی منوی کشویی ظاهر شد، «محافظت از PDF» را انتخاب کنید. سپس روی «محافظت با رمز عبور» کلیک کنید.
- رمز عبور قوی بسازید.
- رمز عبور را دوباره وارد کنید. سپس، رمز عبور را ذخیره کنید.
به این ترتیب، با اجرای تدابیر امنیتی دقیق، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که فقط افراد مجاز به محتوای محدود دسترسی خواهند داشت.
واترمارک و لوگو اضافه کن
افزودن واترمارک و لوگو روشی موثر برای حفظ محرمانگی اسناد به اشتراک گذاشته شده است. واترمارک و لوگو ابزارهای ارزشمندی برای حفاظت از حق کپی‌رایت شما هستند و تضمین می‌کنند که اثر خلاقانه شما بدون اجازه شما قابل استفاده مجدد یا تغییر نیست.
در اینجا نحوه استفاده از لومین برای افزودن واترمارک و لوگو به منظور حفاظت از اسنادتان آمده است:
- با ایمیل و رمز عبورتان وارد لومین شوید.
- برای انتخاب سندی که می‌خواهید ویرایش کنید، روی دکمه بارگذاری کلیک کنید (همچنین می‌توانید فایل خود را به داخل ناحیه بارگذاری بکشید و رها کنید).
- روی ویرایش یا ابزار کلیک کنید و گزینه‌ی افزودن واترمارک یا لوگو را انتخاب کنید.
- بعد از اضافه کردن واترمارک یا لوگو، سند را بررسی کنید تا از صحیح بودن جایگذاری همه چیز اطمینان حاصل کنید.
- تغییرات را در سند خود ذخیره کنید.
- سند ویرایش‌شده را به دستگاه خود دانلود کنید یا برای دسترسی‌های بعدی آن را در لومین ذخیره کنید.
این واترمارک‌ها و لوگوها جلوه‌ای از برندسازی و به عنوان ابزارهای عملی برای شناسایی، به‌خصوص هنگام اشتراک‌گذاری با مشتریان، عمل می‌کنند. می‌توانید از تبدیل‌کننده PDF به PDF قابل ویرایش برای افزودن واترمارک و لوگو به اسناد خود استفاده کنید.
امضای دیجیتال را جاسازی کنید
جاسازی امضای دیجیتال به معنای افزودن آن به سند است. امضای دیجیتال جاسازی‌شده، امضا را دائمی می‌کند و برای اهداف قانونی یا رسمی، مانند قرارداد فروش، به‌منظور تضمین تمامیت و اعتبار سند استفاده می‌شود.
امضاهای دیجیتال نسبت به امضاهای سنتی کاغذی، مزیت امنیتی واضحی دارند. بسیاری از ویرایشگرهای آنلاین PDF از فناوری رمزنگاری پیشرفته برای تضمین امنیت اسناد شما استفاده می‌کنند.
حتی در صورت بعید وقوع نفوذ به سرور، اسناد شما برای هکرهای احتمالی کاملا غیرقابل خواندن خواهند بود، زیرا رمزگذاری شده‌اند.
به‌علاوه، خدمات سئو وردپرس به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اسناد خود را در دسترس موتورهای جستجو قرار دهند، اما همچنان از طریق تنظیمات مجوزها و رمز عبور، امنیت اطلاعات حفظ شود.
از کنترل دسترسی مبتنی بر نقش و مجوز استفاده کنید
کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) یا امنیت مبتنی بر نقش، دسترسی به سیستم را به طور موثری به افراد مجاز محدود می‌کند. بسیاری از شرکت‌های بزرگ برای اعطای سطوح مختلف دسترسی به کارمندان بر اساس مسئولیت‌هایشان، به RBAC متکی هستند.
با استفاده از ویرایشگر آنلاین PDF می‌توانید دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کنید و اطمینان حاصل کنید که فقط افراد مجاز می‌توانند به برخی فایل‌ها دسترسی داشته باشند و آن‌ها را برای انجام وظایف خود مستند کنند.
هر کارمند براساس وظیفه‌اش، از حقوق ویژه‌ای در سیستم کنترل دسترسی مبتنی بر نقش سازمان برخوردار است. برخی می‌توانند فایل‌ها را ایجاد یا ویرایش کنند، برخی دیگر فقط مجاز به مشاهده هستند و بقیه تنها می‌توانند در مورد تغییرات سند پیشنهاد دهند.
از ردیابی حسابرسی و ردیابی اسناد استفاده کنید
ردیابی دسترسی، دانلود، اشتراک‌گذاری و اصلاحات اسناد، به امنیت و یکپارچگی آن‌ها کمک می‌کند. استفاده از هایلایتر آنلاین PDF می‌تواند به نظارت بر اسناد دیجیتال به‌صورت بلادرنگ و جمع‌آوری داده‌ها برای گزارش‌دهی کمک کند.
این گزارش جامع، تمام فعالیت‌های شرکت را از عملیات و فرایندها تا تراکنش‌های مختلف ثبت می‌کند. با استفاده از ردیابی حسابرسی، می‌توانید به‌طور مؤثر فعالیت اسناد را رصد کنید، دسترسی یا تغییرات غیرمجاز را تشخیص دهید و نسخه‌های مختلف را به‌راحتی پیگیری کنید.
ویرایش، کپی و چاپ ممنوع
حفاظت از اطلاعات حساس با راه‌‌اندازی تدابیر قفل‌گذاری اسناد که از ویرایش، کپی، چاپ، ذخیره‌سازی یا اشتراک‌گذاری غیرمجاز جلوگیری می‌کنند، بسیار مهم است.
محدود کردن ویرایش برای جلوگیری از تغییرات افراد غیرمجاز در سند هنگام ویرایش آنلاین صفحات PDF طراحی شده است.
کپی کردن محتوای این سند بدون مجوز صریحاً ممنوع است تا امنیت اطلاعات محرمانه و مالکیت معنوی تضمین شود.
از امضای دیجیتال استفاده کنید
استفاده از امضای دیجیتال راه دیگری برای جلوگیری از دستکاری در اصالت و تمامیت اسناد است. این چگونه کار می‌کند؟ درست مثل امضای دستی روی کاغذ! ابتدا، شما امضای دیجیتال را مانند مُهری برای تأیید هویت امضاکننده و جلوگیری از دستکاری به سند اضافه می‌کنید.
می‌توانید با استفاده از ابزارهای PDF مانند لومین، به‌صورت الکترونیکی روی سند خود امضا کنید. این روش شامل امضای الکترونیکی اسناد با استفاده از یک سرویس یا برنامه‌ی امضای دیجیتال است.
انتقال داده‌ها به سرورهای خود میزبانی
برای افزایش امنیت اسناد، انتقال داده‌های خود به سرورهای خود میزبانی را در نظر بگیرید. این روش به شما کنترل و انعطاف‌پذیری بیشتری در ذخیره و مدیریت اطلاعات حساس می‌دهد. با میزبانی امن سرورها در محیط‌های تحت نظارت، سازمان‌ها می‌توانند خطر از دست رفتن فیزیکی داده‌ها را به طور قابل توجهی کاهش دهند.
میزبانی خودگردان همچنین امکان استفاده از اقدامات امنیتی اضافی مانند سیستم‌های تشخیص نفوذ، فایروال‌های سفارشی و روش‌های رمزگذاری متناسب با نیازهای سازمان را فراهم می‌کند.
اسناد حساس را از آرشیو حذف کنید
امحای صحیح اسناد حساس برای حفاظت از مدارک تجاری بسیار مهم است. با گذشت زمان، بایگانی‌ها می‌توانند حجم قابل توجهی از اطلاعات، از جمله اسناد محرمانه‌ای که دیگر مورد نیاز نیستند اما در صورت عدم رسیدگی می‌توانند خطر امنیتی ایجاد کنند، انباشته کنند.
بنابراین، بررسی و پاک کردن مرتب آن‌ها می‌تواند در جلوگیری از نقض داده‌ها، مشکلات قانونی و دسترسی غیرقانونی کمک کند. پیش از آن، اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات حساس به طور کامل و سیستماتیک حسابرسی شده‌اند تا از اشتباهات جلوگیری شود.
با اطمینان از اینکه فایل‌های حساس تنها به مدت زمان ضروری خارج از آرشیو نگهداری می‌شوند، از افشای تصادفی یا دسترسی غیرمجاز به آن‌ها به طور مؤثری جلوگیری می‌شود.
نتیجه‌گیری
در دنیای دیجیتال که اطلاعات قدرت هستند، سیاست‌های امنیتی دقیق برای حفاظت از اطلاعات حساس در برابر نشت، حیاتی هستند. همچنین، تضمین تداوم فعالیت شرکت و اقدامات پیشگیرانه در حفاظت از اسناد شرکت، ضروری است.
اجرای راهبردهای فوق می‌تواند به بهبود مدیریت اسناد و محافظت مؤثر از اطلاعات حساس کسب‌وکار شما کمک کند.
