استانداردهای بین‌المللی ایزو ۹۰۰۰ مجموعه‌ای از استانداردها هستند که به کسب‌وکارها در برآورده کردن نیازهای مشتریان و همچنین الزامات قانونی و نظارتی کمک می‌کنند.
بسیاری از شرکت‌ها، راه‌اندازی سیستم مدیریت کیفیت را گامی مهم در کنترل و بهبود فرآیندهای کلیدی خود می‌دانند. برخی دیگر صرفاً به تقاضای مشتریان واکنش نشان می‌دهند و این فرض را دارند که از قبل سیستم‌های مناسبی در محل دارند؛ صرف نظر از اینکه این واقعیت دارد یا نه.
نگاهی به شیوه‌ی فعلی کارتان و شناسایی فرصت‌های بهبود، راهی عالی برای شروع مدیریت کیفیت است. همچنین باید تصمیم بگیرید که آیا می‌خواهید به‌طور رسمی برای رعایت استاندارد ایزو ۹۰۰۱ گواهی بگیرید یا خیر.
مزایای مدیریت کیفیت
بهبود شیوه‌های موجود
استاندارد ایزو ۹۰۰۱
گواهی
هزینه‌ها و منابع
سامانه سالم
مزایای مدیریت کیفیت
سامانه مدیریت کیفیت، کنترل فرآیندهای کلیدی را بهبود می‌بخشد.
- تمام کارکنان از فرایندهای توافق‌شده برای انجام فعالیت‌های کلیدی پیروی می‌کنند و این امر خطر بروز اشتباهات پرهزینه را کاهش می‌دهد.
یک سیستم کیفیتی، پایه و اساس محکمی برای بهبود کیفیت و رضایت مشتری فراهم می‌کند.
- این سامانه، عملیات کلیدی موجود را شرح می‌دهد و قابل تنظیم است تا تغییرات اساسی مانند فناوری‌های جدید، مشتریان جدید و ایده‌های جدید را در نظر بگیرد.
- این سیستم روشی برای جمع‌آوری و اقدام بر اساس پیشنهادهای بهبود ارائه می‌دهد. این امر، شانس موفقیت و تداوم ابتکارات گسترده‌تر مدیریت کیفیت را افزایش می‌دهد.
یک سیستم کیفی به شما امکان می‌دهد رشد را مؤثرتر مدیریت کنید.
- این سیستم، ادغام کارکنان و فعالیت‌های جدید را آسان‌تر می‌کند.
- داشتن سیستم، کنترل اوضاع را آسان‌تر می‌کند.
بسیاری از مشتریان خواستار آن هستند که هر یک از تامین‌کنندگان آنها دارای سیستم کیفیتی باشد.
- آنها می‌خواهند از مطابقت کیفیت محصول یا خدمت شما با نیازهایشان اطمینان حاصل کنند.
- بسیاری از مشتریان بزرگ، گواهی ایزو ۹۰۰۱ را برای این سیستم ضروری می‌دانند.
بهبود روش‌های موجود
راه اندازی یک سیستم کیفیتی معمولا مستلزم ثبت روش‌های فعلی انجام وظایف کلیدی است.
ابتدا شیوه‌های فعلی خود را در زمینه‌های کلیدی بررسی کنید.
- این فعالیت‌ها معمولا حیاتی هستند و بروز خطا در آنها مشکلات جدی ایجاد می‌کند. به‌طور معمول، این فعالیت‌ها مستقیما بر رضایت مشتری اثر می‌گذارند.
- همچنین باید روی هر زمینه‌ای که نگران‌کننده است تمرکز کنید.
- تمرکز بر نقاط کلیدی سریع‌ترین بهبود را در اثربخشی ایجاد می‌کند. سیستم را می‌توان بعدا در سایر حوزه‌ها نیز اجرا کرد.
طراحی سایت وردپرس می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا استانداردهای ایزو ۹۰۰۰ را به شیوه‌ای مؤثر معرفی کنند. با استفاده از طراحی مناسب صفحات، می‌توان اطلاعات کامل و دقیقی درباره فرایندها، مزایا و الزامات ایزو ۹۰۰۰ را به مشتریان و بازدیدکنندگان ارائه داد. این امر باعث شفافیت در نحوه رعایت استانداردهای کیفیت و مدیریت فرآیندها در سازمان می‌شود.
برنامه‌ریزی کنید
- به منابع مورد نیاز خود فکر کنید.
- با کارکنان مربوطه در مورد فرایندهای فعلی کسب‌وکارتان گفتگو کنید و آنها را تحلیل کنید.
- فرمتی برای ثبت اطلاعات توافق کنید. این شامل شرح هر فرایندی و دستورالعمل‌های مرتبط خواهد بود.
- روندها را مطابق فرمت توافق‌شده مستند کنید.
- فرآیندها را تصویب کنید. معمولاً مدیر ارشد مشخصی مسئول تصویب است.
اقدامات لازم را برای راه‌اندازی فرآیندها انجام دهید.
- جزئیات مراحل کار را به کارمندان مربوطه اطلاع دهید.
- کارکنان را طوری آموزش دهید که در کار خود ماهر شوند.
بررسی کنید که آیا فرآیندهای جدید کار می‌کنند.
ممکن است به دلیل یکی یا ترکیبی از عوامل زیر، مشکلاتی پیش بیاید:
- اشتباهات مراحل اولیه نگارش
- کارمندان به شیوه‌ای غیر از آنچه توافق شده بود، کار می‌کنند.
- تغییرات شرایط از زمان توافق بر روی فرایندهای اولیه
برای رفع مشکلات اقدام کنید
یافتن و رفع مشکلات نشان‌دهنده‌ی استفاده‌ی مثبت از سیستم است. مشکلات را با این روش‌ها برطرف کنید:
- بررسی نتایج فرآیند بررسی
- تهیه (و تصویب) فرایندهای اصلاح‌شده
- اطمینان از آموزش کارکنان برای پیروی از فرایندهای اصلاح‌شده
به این ترتیب، شیوه‌های موجود تکامل یافته و به یک سیستم کیفیت مؤثر تبدیل می‌شوند.
- روش‌های مجاز تعیین‌شده، بهترین روش کاری توافق‌شده را نشان می‌دهند، اما در صورت لزوم قابل به‌روزرسانی هستند.
خدمات سئو وردپرس می‌توانند در بهبود شفافیت و در دسترس بودن اطلاعات ایزو ۹۰۰۰ برای مشتریان و جستجوگران آنلاین کمک کنند. با استفاده از بهینه‌سازی صفحات مربوط به ایزو ۹۰۰۰، می‌توان سازمان را در نتایج جستجوی گوگل برجسته کرد و اعتماد مشتریان به رعایت استانداردهای کیفیت را جلب کرد. این اقدامات موجب دیده‌شدن بیشتر اطلاعات مهم مربوط به ایزو ۹۰۰۰ و اعتبار سازمان می‌شود.
استاندارد ایزو ۹۰۰۱
استاندارد بین‌المللی برای سیستم‌های مؤثر کیفیت، ایزو ۹۰۰۱ (یا BS EN ISO 9001) است.
- استاندارد ایزو ۹۰۰۱ تضمین می‌کند که سیستم شما کیفیت را در سطحی ثابت حفظ می‌کند. شما تعیین می‌کنید چه چیزی سطح کیفیت مورد نیاز برای برآورده کردن نیازها و رضایت مشتری را تعریف می‌کند.
- سیستم کیفیتی مطابق با استاندارد ایزو ۹۰۰۱، تمام فعالیت‌های اثرگذار بر مشتری را پوشش می‌دهد و شامل اقداماتی برای تضمین عملکرد روان سیستم کیفیت نیز می‌شود.
- یک سیستم کیفیتی مبتنی بر ایزو ۹۰۰۱ را می‌توان به‌طور جداگانه ارزیابی کرد تا مطابقت آن با استاندارد اثبات شود. گواهی لبخند
استاندارد ایزو ۹۰۰۱ بر چگونگی مدیریت سیستم کیفیت شما تمرکز دارد.
- این بر اساس هشت اصل مدیریت کیفیت است که برای رسیدن به استاندارد باید رعایت کنید.
- مستندسازی سیستم‌هایتان الزامی است.
- این مستلزم تعهد به بهبود مستمر است.
- نیاز به مشارکت کامل مدیران ارشد دارد.
استاندارد ایزو ۹۰۰۱، روشی انعطاف‌پذیر و منطقی برای دستیابی به یک سیستم استاندارد شناخته‌شده است.
- ممکن است الزامات ایزو ۹۰۰۱ سخت‌تر از یک سیستم کیفیت داخلی ساده باشد. به‌عنوان مثال، دور زدن فرایندهای بازرسی داخلی در سیستم‌های داخلی امری رایج است.
- گواهینامه‌ی ایزو ۹۰۰۱ نشان می‌دهد که شما در زمینه‌ی کیفیت جدی هستید.
- بسیاری از شرکت‌های بزرگ، به‌ویژه، از تأمین‌کنندگانی که دارای سیستم کیفیت دارای گواهینامه ISO 9001 هستند، اطمینان خاطر می‌یابند. این امر می‌تواند به‌خصوص اگر خواهان جایگاه تأمین‌کننده کلیدی باشید، مهم باشد.
هزینه‌ها را در نظر داشته باشید
از جمله‌ی این‌ها:
- طراحی و راه‌اندازی سیستم
- استفاده از سیستم. سیستمی که به خوبی طراحی نشده باشد، می‌تواند پرهزینه و بوروکراتیک باشد. سیستمی سالم لبخند
- گواهینامه و بازدیدهای نظارتی
هزینه‌ها به مراتب کمتر از مزایای سیستم خواهد بود.
- هزینه‌ها ممکن است به چند هزار پوند برسد. هزینه‌ها و منابع .
- برخی شرکت‌ها که مشتریانشان خواستار استاندارد ایزو ۹۰۰۱ نیستند، گواهی‌گیری را به تعویق می‌اندازند. برخی دیگر معتقدند که ممیزی خارجی امری ارزشمند است.
گواهینامه
گواهی‌دهی شامل ارزیابی مستقل سیستم کیفیتی شماست تا مطابقت آن با الزامات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ تایید شود.
شما باید سیستم کنترل کیفیت خودتان را طراحی، مستندسازی و راه‌اندازی کنید.
- این سیستم باید تمام الزامات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ را پوشش دهد.
- شاید به کمک دیگران نیاز داشته باشید.
- تا زمانی که مدرکی دال بر رعایت استاندارد ارائه ندهید، سیستم کیفیت شما قابل ممیزی نیست.
- بسیاری از نهادهای صدور گواهینامه، تا زمانی که سیستم حداقل سه ماه کار کرده باشد، ارزیابی رسمی انجام نمی‌دهند.
یک سازمان صدور گواهینامه با تجربه مرتبط در حوزه کاری خود پیدا کنید.
- باید دارای اعتبارنامه باشند سرویس اعتباربخشی انگلستان .
- گواهی‌نامه‌ای که از نهادی غیر از UKAS صادر شده باشد، احتمالا با مشکلات اعتباری برای مشتریان شما همراه خواهد بود.
بازرسی از سوی نهاد صدور گواهینامه را ترتیب دهید
- آنها به دنبال شواهد عینی از انطباق شما با استاندارد ایزو ۹۰۰۱ خواهند بود.
- موسسه UKAS از مشاوره دادن حسابرسان جلوگیری می‌کند. آنها به شما نمی‌گویند چگونه به استاندارد برسید، اما می‌توانند راهنمایی ارائه دهند.
ممیزها هر گونه نقصی در سیستم شما را به شما اطلاع خواهند داد.
- اگر معیارها را رعایت کنید، حسابرسان اعطای گواهی را توصیه می‌کنند.
- همچنین اگر حسابرسان تنها تعداد کمی از مشکلات جزئی را شناسایی کنند، می‌توانید گواهینامه بگیرید. در این صورت موظف خواهید بود این مشکلات را در بازه زمانی مشخصی برطرف کنید.
- اگر حسابرسان مشکلات جدی‌تری پیدا کنند، باید آنها را برطرف کنید و ممکن است قبل از صدور گواهی، مجبور به حسابرسی مجدد شوید.
پس از اخذ گواهینامه، می‌توانید لوگوی سازمان گواهی‌دهنده را نمایش دهید.
- اگر سازمان شما دارای اعتباربخشی UKAS باشد، معمولا می‌توانید نماد «تیک و تاج» UKAS را در وب‌سایت و مطالب تبلیغاتی خود نمایش دهید (قبل از انجام این کار، در مورد استثناهای این قانون با UKAS مشورت کنید).
تمامی سازمان‌های صدور گواهینامه موظفند شرکت‌های ثبت‌شده را مجدداً بررسی کنند.
- بازدیدهای نظارتی معمولا سالانه و در تاریخ‌های توافق‌شده انجام می‌شوند تا مطمئن شویم که همچنان الزامات استاندارد را رعایت می‌کنید.
- قبل از هرگونه اقدام برای ابطال گواهینامه شما، فرصتی برای رسیدگی به مشکلات کوچک یا بزرگ شناسایی‌شده خواهید داشت.
هزینه‌ها و منابع
بزرگترین هزینه استاندارد ایزو ۹۰۰۱، مشارکت کارکنان شرکت است.
- کاهش این هزینه با حداقل کردن مشارکت کارکنان، صرفه‌جویی کاذب است. «مالکیت» ایجاد شده از طریق مشارکت کارکنان در طراحی سیستم کیفیت، احتمال پذیرش آن را افزایش می‌دهد.
هزینه بعدی، مربوط به طراحی و توسعه سیستم خواهد بود.
- این کار به کسی نیاز دارد که در این زمینه خاص تجربه داشته باشد.
- شاید فردی در سازمان خودتان باشد که پیش‌تر این نقش را بر عهده داشته، حتی شاید در کار قبلی‌اش.
- سازمان محلی حمایت از کسب و کار شما ممکن است مشاوره و آموزش رایگان یا یارانه‌دار ارائه دهد و می‌تواند نام مشاوران تأییدشده را در اختیارتان بگذارد.
هر گونه کمک مالی در این زمینه معمولا از طریق سازمان‌های حمایتی از کسب و کارهای محلی ارائه می‌شود.
- مناطق مختلف، بسته به شرایط محلی، کمک‌های مالی متفاوتی دریافت می‌کنند.
- یک کمک هزینه معمولی ممکن است تا 50 درصد هزینه مشاور تایید شده را پوشش دهد.
هزینه صدور گواهینامه برای کوچک‌ترین شرکت‌ها حدود ۱۰۰۰ پوند است.
- هزینه‌های کلی به اندازه شرکت و تعداد مکان‌های درگیر بستگی دارد.
- از سازمان‌های صدور گواهی، برای ممیزی اولیه و بازدیدهای نظارتی، قیمت بگیرید. بسیاری از آنها قیمتی شامل همه هزینه‌ها، از جمله بازدیدهای نظارتی به مدت سه سال، ارائه می‌دهند.
- از سازمان صدور گواهینامه خود بپرسید که آیا نرخ‌های ویژه‌ای برای شرکت‌های کوچک‌تر ارائه می‌دهد. این معمولاً به مدت زمان ارزیابی، نوع فعالیت، تعداد کارکنان، صنعت شما و تعداد مراکز عملیاتی بستگی دارد.
این استاندارد ایجاب می‌کند که شرکت‌ها حسابرسان داخلی آموزش‌دیده داشته باشند.
- این حسابرسان داخلی می‌توانند سیستم را حسابرسی کنند.
- ممیزی داخلی می‌تواند روشی مؤثر برای نظارت بر سیستم و شناسایی نقاط قابل بهبود باشد.
سامانه‌ای سالم
بیشتر شرکت‌ها در صورت تمایل، در نهایت گواهینامه را دریافت می‌کنند. اما در این راه، اغلب سیستم‌هایی می‌سازند که بسیار پیچیده‌تر از نیازهای خودشان است.
از کاغذبازی زیاد خودداری کنید
- از اسناد کاری برای ثبت سوابق استفاده کنید.
- هر پیشنهاد جدیدی را به چالش بکشید. آیا می‌توان به‌جای آن، فرم موجود را تغییر داد؟
- تعداد نسخه‌های کنترل‌شده از مدارک سیستم را به حداقل معقول برسانید. استاندارد ایزو ۹۰۰۱ الزامی مبنی بر داشتن نسخه همه مدارک برای همه افراد ندارد.
- از سیستم فناوری اطلاعات خود برای کاهش نیاز به نسخه‌های کاغذی استفاده کنید. به کارمندان از طریق شبکه داخلی یا پلتفرم‌های معتبر ذخیره‌سازی ابری، دسترسی به اسناد کلیدی بدهید.
بازرسی‌های داخلی را به طور مرتب انجام دهید.
- از این گزارش‌ها برای نظارت بر سیستم و بهبود آن استفاده کنید.
- همیشه از خودت بپرس که آیا تو سیستم را اداره می‌کنی یا سیستم تو را.
روش متعادلی برای برخورد با تغییرات سیستم ارائه دهید.
- روش باید به‌اندازه‌ای رسمی باشد که کنترل مدیریت حفظ شود.
- روش باید به‌گونه‌ای غیررسمی باشد که کارمندان را به ارائه ایده‌هایشان ترغیب کند؛ در غیر این صورت، کارمندان احترام خود را به سیستم از دست می‌دهند و ممکن است به‌جای آن، تغییرات را به‌طور غیررسمی اعمال کنند.
از هر فرصتی برای مقایسه سیستم خود با سیستم‌های شرکت‌های دیگر استفاده کنید.
- خودتان را با تامین‌کنندگان، شرکت‌های هم‌گروه و مشتریان مقایسه کنید.
- از ارزیابی‌های تأمین‌کنندگان استفاده کنید.
- از پرسشنامه‌های مشتری استفاده کنید.
- در شبکه‌های اجتماعی با هشتگ‌های مرتبط، سوال بپرسید.
- یک انجمن یا وبلاگ آنلاین برای بحث و گفتگو ایجاد کنید.
سری استانداردهای ایزو ۹۰۰۰:۲۰۱۵
سری استانداردهای ایزو ۹۰۰۰:۲۰۱۵ جایگزین سری استانداردهای ایزو ۹۰۰۰:۲۰۰۸ شده است.
- این طرح برای همه انواع کسب‌وکارها قابل اجراست و تمرکز آن بر ارائه رضایت مشتری است.
- بیشتر بر عملکرد و مدیریت ریسک تأکید می‌شود تا بر الزامات دقیق.
- این استاندارد همچنین هدف دارد که با دیگر سیستم‌های مدیریت به آسانی ادغام شود.
استاندارد ISO 9000:2015 شامل چندین استاندارد است.
- استاندارد ایزو ۹۰۰۰:۲۰۱۵ اصول بنیادی مدیریت کیفیت را پوشش می‌دهد و شامل واژه‌نامه‌ای از اصطلاحات مورد استفاده در استانداردهای ایزو ۹۰۰۰ است.
- استاندارد جدید و یکپارچه‌ی ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵، الزاماتی را تعیین می‌کند که بر اساس آنها می‌توانید گواهینامه دریافت کنید.
- استاندارد ایزو ۹۰۰۴:۲۰۰۹ به چگونگی افزایش اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت شما می‌پردازد.
- استاندارد ایزو ۱۹۰۱۱:۲۰۱۱، راهنمایی‌هایی در مورد ممیزی سیستم‌های مدیریت کیفیت ارائه می‌دهد.
مجموعه کامل انتشارات ایزو ۹۰۰۰ شامل راهنمایی‌هایی در مورد استانداردهاست.
تابلو راهنما
- پیدا کن راهنمای ایزو ۹۰۰۰ از سازمان بین‌المللی استاندارد (آیزو)
- نسخه‌هایی از استانداردها را خریداری کنید فروشگاه ایزو یا فروشگاه استاندارد بریتانیا .
- پیدا کن سازمان صدور گواهینامه با تأیید UKAS
- یافتن آموزش برای بازرسان سیستم مدیریت از فهرست بین‌المللی حسابرسان دارای گواهینامه
- با (او/آنها) تماس بگیرید آژانس محلی کسب‌وکارها یا شرکت مشارکت محلی برای اطلاعات در مورد کمک‌های مالی و حمایت‌های مدیریت کیفیت
اظهارات کارشناسی
استاندارد سیستم‌های مدیریتی ISO 9001 محبوب‌ترین استاندارد در جهان است. دریافت گواهی معتبر ISO 9001 روشی عالی برای افزایش اعتماد مشتری، ارتقای وجهه‌ی برند و دسترسی به بازارهایی است که گواهینامه برای عرضه کالا در آنها شرط است.
استاندارد ایزو ۹۰۰۱ اصول ساده‌ای را بیان می‌کند که اجرای آنها مستلزم تلاش فراوان است، اما منجر به درک بهتر چگونگی فرآیندهای سازمانی می‌شود. اکثر سازمان‌های صدور گواهینامه معتبر از سوی UKAS طرح‌های کم‌هزینه‌ای برای صدور گواهینامه ارائه می‌دهند.
