فاکتور چیست و چگونه آن را ایجاد کنم؟

پس شما یک محصول فروخته‌اید یا خدمتی ارائه داده‌اید فروشگاه آنلاین حالا وقتشه که دستمزدتون رو دریافت کنید. خبر خوب! بهترین راه برای درخواست پول شما از طریق صدور فاکتور این به مشتری شما دقیقاً نشان می‌دهد که چه هزینه‌ای پرداخت می‌کند و پرداخت در چه زمانی باید انجام شود.

اما فاکتور چیست، چطور آن را ایجاد می‌کنیم و چه اطلاعاتی باید در آن بگنجانیم؟ با این راهنمای گام به گام برای نوشتن فاکتور، شما را پوشش داده‌ایم.

فاکتور چیست؟

فاکتور یا صورتحساب، سندی است که برای صورتحساب کردن مشتری برای فروش محصولات یا خدمات شما استفاده می شود. فاکتور، حساب دریافتنی ایجاد می کند که خریدار را به پرداخت مبلغ بدهکار می کند. می توان آن را به عنوان توافقنامه رسمی کتبی بین شما (فروشنده) و مشتری یا کارفرما (خریدار) در نظر گرفت.

فاکتورها همچنین راهی عالی برای پیگیری درآمد کسب و کار شما هستند. به غیر از مرتب نگه داشتن امور مالی، استفاده از فاکتورهای کتبی شفافیت را حفظ می کند و حسابداری را در فصل مالیات آسان تر می کند.

تفاوت بین صورتحساب و فاکتور چیست؟

در واقع، هیچ تفاوتی وجود ندارد. هر دو فاکتور و صورتحساب به سندِ ارائه‌شده به مشتری یا موکل برای اطلاع از مبلغ بدهی او بابت محصول یا خدماتی که دریافت کرده است اشاره می‌کنند. اما تفاوت اصلی این دو اصطلاح در این است که چه کسی به این سند اشاره می‌کند.

ابتدا، بیایید هر دو کلمه را تعریف کنیم.

تعریف فاکتور

این سند برای مشخص کردن جزئیات فروش محصولات یا خدمات به خریدار و ذکر مبلغ بدهی وی صادر می‌شود.

• ثبت تراکنش تجاری که نیازمند پرداخت از طرف مشتری است
• درخواست پرداخت از مشتری تا تاریخ مشخص
• ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به خدمات و محصولات فروخته شده برای حسابداری

تعریف لایحه

• به مشتری اطلاع دهیم که چقدر باید به ما پرداخت کند
• سوابق هزینه‌های مشتری را برای استفاده در حسابداری ارائه می‌دهد.

همانطور که می بینید، کسب و کار اغلب به این سند به عنوان “فاکتور” اشاره می‌کند، در حالی که خریداران “حساب” دریافت می‌کنند که جزئیات بدهی آنها را نشان می‌دهد. فرآیند به این صورت است:

مرحله اول: کسب‌وکار شما فاکتور را برای مشتری خود ارسال می‌کند.

مرحله دوم: مشتری فاکتور را دریافت می‌کند.

مرحله سوم: مشتری مبلغ بدهی را پرداخت می‌کند.

مرحله چهارم: در نهایت، کسب‌و‌کار شما یک رسید فاکتور صادر می‌کند که نشان می‌دهد پرداخت انجام شده است.

شرایط قانونی اصلی برای یک فاکتور چیست؟

اگر می‌خواهید فاکتوری کامل و حرفه‌ای تهیه کنید، باید جزئیات مهمی را در آن لحاظ کنید.

• نام کسب‌وکار شما: نام رسمی کسب و کار شما و شماره شناسایی مالیاتی‌تان. برای حرفه‌ای‌تر نشان دادن لوگوی کسب و کارتان را نیز اضافه کنید.
• نام مشتری: نام یا نام تجاری مشتری و شناسه مالیاتی او را مشخص کنید.
• اطلاعات تماس: آدرس و شماره تلفن خودتان و اطلاعات تماس مشتری را نیز بنویسید. این اطلاعات به خصوص در صورت نیاز به تماس از سوی هر یک از طرفین مفید است.
• شماره فاکتور: شماره فاکتور به شما کمک می‌کند تا فاکتورهای خود را پیگیری کنید و آن‌ها را با هم اشتباه نگیرید. نکته‌ی کلیدی:با استفاده از یک نسخه خلاصه شده از نام تجاری مشتری با یک خط تیره و ماه و سال، به راحتی فاکتورهای خود را پیگیری کنید.
• لیست خدمات و هزینه‌ها: یک فاکتور معمولاً شامل اقلام خریداری شده، چه کالا و چه خدمات، همراه با قیمت و تعداد آنهاست. برای جلوگیری از هرگونه ابهام، جزئیات را تا حد امکان وارد کنید. برای مثال، اگر شما ارائه خدمت هزینه انجام کار را به صورت ساعتی محاسبه کرده و زمان صرف شده برای تکمیل کار را به تفصیل بنویسید. در صورت وجود، هزینه‌های مالیات بر ارزش افزوده یا انتقال بانکی را در سطر جداگانه‌ای درج کنید.
• تاریخ‌ها: فاکتور شما باید تمام تاریخ‌های مربوطه، از جمله روز صدور فاکتور، تاریخ انجام فروش یا خدمات و همچنین بازه زمانی پوشش داده شده توسط فاکتور را مشخص کند.
• مبلغ کل: یک خط واضح ایجاد کنید که کل مبلغی را که مشتری‌تان به شما بدهکار است، نشان می‌دهد. مبلغ کل باید شامل تمام محصولات و خدماتی باشد که در آن صورت حساب درج شده‌اند. قبل از محاسبه مبلغ کل، هرگونه هزینه اضافی را هم در نظر بگیرید.
• اطلاعات پرداخت: اطلاعات بانکی خود را وارد کنید تا مشتریان شما بدانند چگونه به شما پرداخت کنند. بسیاری از مشتریان از پردازنده‌های پرداخت شخص ثالث استفاده می‌کنند. پی‌پال یا ترانسفر وایز، که تنها به آدرس ایمیل نیاز دارند، نه اطلاعات حساس مثل جزئیات حساب بانکی شما.
• شرایط و ضوابط: در هر فاکتور، شرایط توافق شده بین شما و مشتریتان را بنویسید. این شامل تعرفه ها، سیاست های بازگشت/استرداد، ضمانت محصولات، اطلاعات ارسال و سیاست حفظ حریم خصوصی می‌شود.
• تاریخ تحویل: برای جلوگیری از سردرگمی در آینده، تاریخ دقیق پرداخت را مشخص کنید. به جای اینکه بنویسید «30 روز آینده»، تاریخ دقیق را به صورت “31 مه 2021” بنویسید.

نکته: برای اینکه به سادگی بدانید چه زمانی باید پول خود را دریافت کنید، یک بازه زمانی ثابت برای تمام فاکتورهای خود تعیین کنید. به طور کلی، مشتری باید ظرف 30 روز از تاریخ صدور فاکتور به شما پرداخت کند، اما می‌توانید این مدت را بر اساس ماهیت کسب و کار خود و مبلغ کل بدهی کوتاه‌تر یا طولانی‌تر کنید.

5 نکته برای حفظ ظاهر حرفه‌ای فاکتور

فاکتور را مانند چهره دیگری از کسب و کار خود در نظر بگیرید. فاکتور یک روش حرفه ای برای ایجاد اعتماد به برند است که به مشتریان اطلاع می‌دهد که باید به موقع پرداخت کنند. این 5 نکته را به خاطر بسپارید:

شامل برندسازی

لوگوی خودتان را به فاکتور اضافه کنید تا برندینگ شما ثابت بماند. با استفاده از یک لوگوی سفارشی برای کسب و کارتان بسازید.

یک الگوی صورتحساب بسازید یا از یک الگوی آماده استفاده کنید.

قالب دلخواه خودتان را بسازید یا از یک قالب آماده استفاده کنید. سپس ساختار و ظاهر فاکتورها را یکسان نگه دارید تا مشتریان شما به راحتی آن را بشناسند و اطلاعات مورد نیازشان را پیدا کنند. تولید کننده فاکتور همچنین

املا را بررسی و خطاها را بیاب

ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما تعجب خواهید کرد که چه تعداد از کسب‌وکارها این کار را انجام نمی‌دهند! نیاز به اصلاح و ارسال مجدد فاکتورها می‌تواند تصویر بدی از کسب‌وکار شما در مقابل مشتریانتان بسازد. بنابراین قبل از ارسال فاکتورها، آن‌ها را دو بار و سه بار بررسی کنید تا از وجود خطا در آن‌ها اطمینان حاصل کنید.

گزینه‌های پرداخت متنوع ارائه کنید.

اگر می‌خواهید مطمئن شوید مشتریان شما به موقع و سریع پرداخت می‌کنند، می‌توانید گزینه‌های پرداخت امن از جمله کیف پول دیجیتال، کارت اعتباری یا انتقال بانکی

تشکر کن

همیشه خوب است که در انتهای فاکتورتان جمله “از تجارتتان متشکرم” را بنویسید. با صراحت و صداقت به مشتریان خود بگویید که برای شما چه ارزشی دارند.

چگونه با استفاده از یک مولد، فاکتور بسازیم؟

خوشبختانه ایجاد فاکتور از همیشه آسان‌تر شده است. در واقع، شما می‌توانید در عرض چند دقیقه با استفاده از تولیدکننده فاکتور رایگان فقط این مراحل ساده را دنبال کنید:

1. اطلاعات خود را اضافه کنید
2. محصولات یا خدماتی که بابت آن‌ها هزینه دریافت خواهید کرد را شرح دهید.
3. تکمیل و ارسال
4. فاکتور صادر کن

مرحله اول: اطلاعات خود را وارد کنید.

جزئیات کلیدی را هم برای خودتان و هم برای مشتری/مشتریتان در نظر بگیرید.

• نام یا نام تجاری
• وبسایت تجاری
• اطلاعات تماس مانند شماره تلفن یا آدرس ایمیل
• آدرس پستی

گام دوم: توضیح محصولات یا خدماتی که برای آنها هزینه دریافت می‌کنید.

در قسمت “تنظیمات فاکتور”، شماره فاکتور، تاریخ صدور و تاریخ سررسید پرداخت را وارد کنید. برای هر محصول یا سرویس یک خط جداگانه با توضیحات اضافه کنید. سپس:

• قیمت (یا نرخ ساعتی)
• تعداد ساعت‌های انجام‌شده
• تخفیف (در صورت وجود)
• جمع کل
• هرگونه توضیحات یا واژگان اضافی

مرحله سوم: نهایی سازی و ارسال

سازنده فاکتور Wix مبلغ کل به طور خودکار محاسبه خواهد شد. قبل از ارسال، از صحت اطلاعات مطمئن شوید. پس از آماده شدن، می‌توانید آن را مستقیماً به مشتری خود ایمیل کنید یا آن را دانلود کنید.

مرحله چهارم: صدور فاکتور

بعد از اینکه مشتری پرداخت را انجام داد، می توانید رسید فاکتور را برایش ارسال کنید. این کار به شما کمک می کند تا همه پرداخت‌های دریافتی را پیگیری کنید.

نحوه ساختن فاکتور از ابتدا

اگر می‌خواهید فاکتور را بدون کمک هیچ ابزار آنلاین ایجاد کنید، این مراحل را برای ساخت فاکتور از صفر دنبال کنید:

مرحله اول: یک صفحه گسترده خالی باز کنید

یک صفحه گسترده جدید و خالی را در یک برنامه مانند گوگل شیت یا مایکروسافت اکسل.

مرحله دوم: ایجاد سربرگ فاکتور برند شده

عنوان فاکتور را با جزئیات برند خود و اطلاعات صورتحساب شامل موارد زیر اضافه کنید:

• لوگوی شما
• اطلاعات تماس تجاری
• تاریخ فاکتور
• شماره فاکتور

مرحله سوم: اطلاعات مشتری خود را وارد کنید

جزئیات تماس مشتری‌تان از جمله نام شرکت، نام فرد مرتبط، آدرس، ایمیل و شماره تلفن را درج کنید. به عنوان مثال:

• به نام
• نام شرکت
• شهر، استان

مرحله چهارم: تاریخ سررسید پرداخت را اضافه کنید.

در بالای فاکتور، روز، ماه و سال سررسید پرداخت را قید کنید.

مرحله پنجم: لیست اقلام فروش را به صورت تفکیکی اضافه کنید.

در اینجا، شما می توانید جدولی با ستون هایی که هر کدام خدمات ارائه شده و/یا کالاهای فروخته شده، تاریخ سفارش، قیمت هر واحد، تعداد واحدهای فروخته شده و مبلغ کل قابل پرداخت را نشان می دهد، ایجاد کنید. مطمئن شوید که واحد پول را مشخص کنید.

مرحله ششم: جمع کل را محاسبه کنید.

ستون نهایی را برای محاسبه کل مبلغ قابل پرداخت صورتحساب در نظر بگیرید. بسیاری از صفحات گسترده این محاسبات را برای شما انجام می دهند، مانند تابع SUM در اکسل. تخفیف های مربوطه، هزینه خدمات یا نرخ مالیات را در مبلغ کل فراموش نکنید.

مرحله هفتم: اطلاعات پرداخت را اضافه کنید

اطلاعات مربوط به پرداخت مانند شناسه پی‌پال را اضافه کنید. برای انتقال بانکی، نام، شماره حساب، آیبان (یا کد سویفت)، بانک و آدرس بانک را وارد کنید. در انتها، یک یادداشت شخصی مانند “ممنون که با ما کار می‌کنید!” اضافه کنید.

مرحله هشتم: اطلاعات مالیاتی را اضافه کنید

درج اطلاعات مالیاتی در فاکتور برای اطمینان از رعایت قوانین و تعهدات مالیاتی توسط فروشنده و خریدار بسیار مهم است. شامل کردن جزئیات مالیاتی، مانند میزان مالیات اخذ شده، نرخ مالیات اعمال شده و کل مالیات قابل پرداخت، شفافیت در معامله مالی ایجاد می کند. این شفافیت اعتماد بین طرفین را تقویت می کند و از سوء تفاهم یا اختلاف در مورد تعهدات مالیاتی جلوگیری می کند.

همچنین، این کار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به‌طور دقیق گزارش مالیات و پرداخت‌های مالیاتی را به نهادهای مربوطه ارائه دهند و اطمینان حاصل کنند که قوانین مالیاتی رعایت می‌شوند. عدم ارائه اطلاعات مالیاتی می‌تواند منجر به جریمه‌ها یا عواقب قانونی برای کسب‌وکارها شود.