تصورش کنید: کامپیوترتان را روشن می‌کنید و می‌بینید صندوق پستی‌تان پر از درخواست است. روی میزتان یادداشت‌های چسبی، فهرست کارها و یادداشت‌های بی‌ربط ریخته است. برخی از مشتریانتان بازخورد فرستاده‌اند، برخی درخواست اصلاح کرده‌اند، طرح‌های جدیدی برای شروع دارید و اصلاً یادتان نمی‌آید که آن پروژه طراحی بزرگ و در حال انجام چه وضعیتی دارد. بعد متوجه می‌شوید امروز مهلت بزرگی داشته‌اید که کاملاً فراموش کرده‌اید. تازه چند دقیقه‌ای است که «کار» می‌کنید و همین حالا هم کلافه و استرس دارید.
حالا بیایید صحنه‌ی دیگری را تنظیم کنیم، صحنه‌ای که کمی آرام‌تر باشد.
روی میز کارتان می‌نشینید و نوشیدنی مورد علاقه‌تان را (شاید یک چای لاته؟) برمی‌دارید. وقتی کامپیوترتان را برای شروع کار روزانه باز می‌کنید، از قبل برنامه‌ریزی کرده‌اید. پیشرفت همکارانتان را بررسی می‌کنید، سپس به صندوق ورودی درخواست‌های مشتریان می‌روید و نگاهی کلی به کارهای پیش رو می‌اندازید. مشتاق و آماده‌ی انجام کاری هستید که دوستش دارید و می‌دانید…دقیقاچه مهلت‌هایی در پیش است و چه کارهایی مانده است که انجام شود.
روزی کاری منظم مثل روز دوماستبله، شدنی است. و یک نکته‌ی مهم وجود دارد که روند طراحی شما را از هرج و مرج به آرامش می‌رساند: مدیریت پروژه. در اینجا هفت راه برای سازماندهی و کنترل پروژه‌هایتان آمده است.
نکته اول: فرآیند انجام کارهای تکراری در روند طراحی خود را ضبط کنید.
در حین شکل‌گیری عادات و ایجاد روال در کار طراحی، ثبت یا یادداشت فرآیندهایتان ایده خوبی است. این روش برای مواردی مانند تحقیق رقابتی، ایجاد طرح‌های اولیه، انجام اصلاحات یا حتی وظایف مربوط به مشتری مانند خدمات مشتری یا صدور فاکتور مفید است. مستندسازی این فرآیندها در زمان شما صرفه‌جویی کرده و تکرار یا اشتراک‌گذاری گردش کارتان را برای دیگران آسان‌تر می‌کند؛ مانند راهنمایی برای نحوه انجام کارتان.
این امر چه آزادکار باشید، چه در شرکت داخلی کار کنید و چه در یک آژانس، ضروری است. با رشد و تغییر امور در کسب‌وکار شما، داشتن فرایندها و گردش کارهای از پیش تعیین‌شده، یک استاندارد ایجاد می‌کند و همه را هماهنگ نگه می‌دارد.
می‌توانید الگوهایی برای پروژه‌ها ایجاد کنید جریان‌های کاری و هر زمان مشتری یا درخواست جدیدی رسید، می‌توانید آن الگو را تکثیر کنید، اطلاعات کلیدی را اضافه کنید و با برنامه‌ای منظم که می‌دانید برایتان جواب می‌دهد، کار را شروع کنید.
نکته دوم: تصمیمات و زمینه‌های مهم را در یک جا ثبت کنید.
عنصر کلیدی دیگر برای سازماندهی به عنوان طراح، ثبت تصمیمات و زمینه مربوط به آن تصمیمات است. حتما یادداشت کنید:
- هنگامی که تصمیم گرفته شد
- دلیل تصمیم‌گیری
- در تصمیم‌گیری چه کسانی نقش داشتند؟
این بسیار مهم است که همه در طول فرآیند طراحی هماهنگ باشند و هیچ تصمیم مهمی از قلم نیفتد (یا بعداً به راحتی پیدا نشود). تصمیمات و زمینه آنها را ثبت کنید.یکیابتدا محل را مشخص کن، سپس با همه کسانی که حضور داشتند یا باید بدانند، به اشتراک بگذارید؛ این‌طور هیچ چیز گم یا فراموش نمی‌شود.
نکته سوم: برای حذف رفت و برگشت‌های اضافی، فرم‌های درخواست ایجاد کنید.
چه درخواست اصلاحیه‌ای از سوی مشتری باشد چه درخواست‌های متعدد طراحی از سوی تیم دیگری، بدون وجود فرآیند مشخص، زمان زیادی را صرف رفت‌وآمد پیرامون جزئیات کلیدی خواهید کرد. دقیقا چه چیزی نیاز دارند؟ اولویت و مهلت زمانی آن چیست؟ آیا عناصر خاصی وجود دارد که طرح باید شامل آنها باشد؟
برای جلوگیری از رفت و برگشت‌های مکرر و گردآوری تمام اطلاعات مربوط به درخواست در یک جایکیدر محل کار خود، فرم درخواست ایجاد کنید. اگر در شرکت داخلی هستید، می‌توانید آن را به‌طور داخلی با تیم‌های دیگر به اشتراک بگذارید و اگر در آژانس یا به‌صورت فریلنسری کار می‌کنید، مستقیماً برای مشتریان ارسال کنید.
با برخی ابزارها می‌توانید ایجاد کنید فرم‌های وظیفه سوالات و نیازمندی‌های فرم را شخصی‌سازی کنید؛ سپس، با پر شدن فرم، به‌طور خودکار وظیفه‌ای جدید با تمام اطلاعات موجود ایجاد می‌شود. از آنجا، تفویض کار و پیگیری وضعیت آن بدون جستجوی مداوم پیام‌ها یا جزئیات، آسان است. در هایت، حتی می‌توانید فرم‌های وظیفه را…به طور خودکار زیرفعالیت‌ها را ایجاد کنید: وقتی درخواست‌کننده فرم وظیفه شما را پر می‌کند، سیستم ارتفاع به‌طور خودکار زیرفعالیت‌های مرتبط، مانند «ارسال فاکتور»، را ایجاد می‌کند. این روش بسیار مناسبی برای راه‌اندازی سریع وظایفی است که می‌دانید برای یک درخواست خاص به آنها نیاز خواهید داشت.
نکته حرفه‌ای:اگر هنوز از ابزاری برای مدیریت پروژه استفاده نمی‌کنید، از گوگل فرم یا تایپ‌فرم به‌عنوان راه‌حلی سریع برای ایجاد فرم‌های دریافت کار استفاده کنید.
نکته‌ی اضافی: از فرم‌های وظیفه برای تکمیل مکالمات زنده استفاده کنید.
شاید ایده استانداردسازیهمهدرخواست‌های مشتری از طریق فرم، رسمی و بی‌روح به نظر می‌رسد (درک می‌کنیم!). اما می‌توانید با افزودن فرم به گردش کار مدیریت مشتریان، از مزایای آن بهره‌مند شوید.
اگر به‌صورت زنده با مشتری چت می‌کنید یا در جلسه‌ای حضور دارید، استفاده از فرم وظیفه برای خودتان را در نظر بگیرید تا در مسیر بمانید، مطمئن شوید جزئیات کلیدی مورد نیاز را به یاد می‌آورید و اطلاعات ضروری را از همان ابتدا به‌دست آورید تا بتوانید به‌طور مناسب بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی کنید. سپس می‌توانید فرم وظیفه را ارسال کنید و در برخی ابزارها، مانند هایت، به‌محض ارسال فرم، وظیفه‌ای ایجاد می‌شود که می‌توانید آن را به‌راحتی به دیگران محول کنید یا روی آن اقدام نمایید.
نکته چهارم: پروژه‌های بزرگ را به مراحل قابل اندازه‌گیری تقسیم کنید.
دریافت پروژه، مشتری یا درخواست طراحی جدید هیجان‌انگیز است، مشتاقانه آماده‌ی غرق شدن در کار خلاقانه‌ی مورد علاقه‌تان هستید. اما فکر کردن به تحویل نهایی بدون برنامه‌ای برای رسیدن به آن، بسیار طاقت‌فرسا است.
برای جلوگیری از احساس سرگردانی، پروژه‌های بزرگ خود را به مراحل کوچکتر، قابل اندازه‌گیری و قابل دستیابی تقسیم کنید. برای هر مرحله، زیر وظایف و مهلت‌های زمانی تعیین کنید تا اطمینان حاصل شود که مهلت‌های «بزرگ‌تر» به راحتی قابل دستیابی هستند.
در برخی ابزارهای مدیریت پروژه، زیرمجموعه‌ها کاملا وابسته به پروژه اصلی هستند. اما در ابزاری مانند هایت، زیرمجموعه‌ها به عنوان عناصر مستقل در نظر گرفته می‌شوند؛ بدین معنی که می‌توانند تاریخ‌های سررسید، افراد مسئول، توضیحات و موارد دیگر خود را داشته باشند. می‌توانید زیرمجموعه‌ها یا وظایف اصلی را بدون اینکه به طور خودکار دیگری را علامت بزنید، علامت بزنید— بنابراین اگر بخشی از پروژه ناقص باشد، تمام وظایف دیگر به‌روز باقی می‌مانند.
تقسیم پروژه‌ها بین افراد، همه را نسبت به بخش‌های مشخصی از کار مسئول می‌کند.
تقسیم پروژه به بخش‌های کوچکتر، به شما کمک می‌کند در مسیر درست بمانید. همچنین اگر با گروهی کار می‌کنید، همه می‌توانند هم نمای کلی و هم جزئیات دقیق پروژه را ببینند و این باعث پاسخگویی همه نسبت به بخش‌های اختصاصی خود می‌شود.
با تعیین نقاط عطف و زیرمجموعه‌های قابل سنجش برای پروژه‌های بزرگ، مزیت کلیدی دیگری نیز وجود دارد: شفافیت فرآیند برای ذینفعان دیگر فراهم می‌شود و در نتیجه، انتظارات در مورد سرعت و پیشرفت پروژه مدیریت می‌شود.
نکته پنجم: از الگوهای مخصوص طراحان استفاده کنید.
حقیقت این است که اگر از ابزاری برای مدیریت پروژه استفاده نمی‌کنید، به اندازه‌ای که می‌توانید (یا باید) منظم نیستید. این ابزارها به شما اجازه می‌دهند گردش کار ایجاد کنید، وظایف را محول کنید و هر پروژه را در مسیر درست نگه دارید. برخی از این ابزارها حتی به شما اجازه می‌دهند… گفتگوهای خانگی در حین انجام کارها تا چیزی جا نیفتد.
ابزارهای مدیریت پروژه بسیاری، الگوهای از پیش ساخته‌ای برای طراحان و پروژه‌های طراحی ارائه می‌دهند. اما حتی اگر الگویی کاملا مخصوص طراحی نباشد، می‌توانید آن را امتحان و مجددا مورد استفاده قرار دهید. الگوها سازماندهی را آسان‌تر می‌کنند، زیرا دیگر با مشکل «صفحه سفید» و شروع از هیچ روبرو نمی‌شوید.همه چیزبه تنهایی.
الگوها منبع بسیار خوبی برای یادگیری بهترین شیوه‌ها هستند، به‌خصوص اگر برای اولین بار است که کاری انجام می‌دهید (مثل تهیه‌ی طرح پژوهش کاربری، شروع برنامه‌ریزی تقویم محتوا و غیره). با استفاده از الگوها تصویری از چگونگی انجام این کارها و پروژه‌ها خواهید داشت و با کسب تجربه می‌توانید آنها را به دلخواه خود شخصی‌سازی کنید.
نکته ششم: تابلوهای مدیریت پروژه خود را با مشتریان و همکاران به اشتراک بگذارید.
در کار گروهی، حفظ ارتباط با دیگر اعضای کلیدی ضروری است. به‌روز نگه داشتن هم‌تیمی‌ها در مورد پیشرفت طراحی و تصمیمات گرفته شده، می‌تواند به کاری اضافه تبدیل شود.
یک راه آسان برای ساده‌سازی این به‌روزرسانی‌ها، به اشتراک گذاشتن پروژه، تخته یا لیست خود با هم‌تیمی‌هایتان است تا جزئیات کلی از پیشرفت کارتان را در اختیارشان بگذارید.
همچنین می‌توانید تابلوها یا لیست‌های مدیریت پروژه خود را با مشتریانتان به اشتراک بگذارید. به‌خصوص اگر مشتریان مدام برای دریافت به‌روزرسانی‌ها به شما پیام می‌دهند، اشتراک‌گذاری دسترسی به آنها به کاهش حجم پیام‌ها کمک می‌کند و به شما امکان می‌دهد بدون کار اضافی، پیشرفت کار را اطلاع دهید. شفاف‌سازی روند کار برای آنها می‌تواند به مدیریت انتظاراتشان و جلوگیری از استرس آنها در مورد زمان‌بندی کمک کند.
نکته هفتم: روش جمع‌آوری بازخوردهای طراحی را سازماندهی کنید
هنگام استفاده از ایمیل یا ابزاری مانند اسلک برای گفتگو درباره طراحی، به‌سرعت همه چیز به‌هم ریخته می‌شود. به همان حالتی می‌رسید که انگار یادداشت‌های چسبی روی تمام میزتان پراکنده‌اند. پیدا کردن چیزها و پیگیری مکالمات، تصمیمات یا بازخوردهای کلیدی دشوار می‌شود.
به همین دلیل، ساماندهی فرایندهای جمع‌آوری و همکاری در ارائه بازخورد ضروری است. می‌توانید همان‌طور که بالاتر گفتیم، فرمی ویژه برای جمع‌آوری بازخورد ایجاد کنید.
هر بازخوردی را که دریافت می‌کنید به‌عنوان یک وظیفه ثبت کنید تا هیچ موردی از قلم نیفتد. حتی اگر قصد انجام کاری در مورد یک بازخورد خاص را نداشته باشید، این نشان می‌دهد که از آن آگاه هستید و همه را در یک راستا نگه می‌دارد.
اگر در فیگما طراحی می‌کنید، ارتفاع دارای یکپارچگی کامل این امکان را می‌دهد که مکالمات و تصمیم‌گیری‌ها را همزمان در هر دو پلتفرم متمرکز کنید. می‌توانید اسکرین‌شات‌های طرح‌ها را ارسال و به‌روزرسانی‌های وظایف مرتبط را بدون خارج شدن از محیط به اشتراک بگذارید و به‌طور خودکار نظرات Figma را به‌عنوان پیام در وظایف ارسال کنید.
همچنین می‌توانید وظایف جدید ایجاد کنید و پیش‌نمایش طرح‌ها را در آنها به اشتراک بگذارید، بدون اینکه مجبور باشید بین تب‌ها جابه‌جا شوید. این روش بسیار روان‌تری برای همکاری است.
مزایای بهره‌وری طراحی
مدیریت پروژه شاید به اندازه تحویل محصول نهایی زیبا به مشتری هیجان‌انگیز نباشد، اما فوق‌العاده مهم است. طراحانی که از استراتژی‌های مدیریت پروژه استفاده می‌کنند، همکاری بهتر، گردش کار روان‌تر و استرس کمتر را تجربه خواهند کرد. سازماندهی، اعتماد مشتریان جدید را جلب کرده و آنها را به مشتریان دائمی تبدیل می‌کند.
هر چه مشتری به فرآیند شما اعتماد بیشتری داشته باشد و باور کند که همه چیز تحت کنترل شماست، به همان اندازه به شما اجازه می‌دهد خلاقانه‌تر کار کنید و بدون وقفه‌های مداوم برای به‌روزرسانی وضعیت، پیش بروید. ابزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می‌کنند سازماندهی شده بمانید، اما همچنین به شما کمک می‌کنند بدون صرف وقت ارزشمند برای برگزاری جلسات به‌روزرسانی وضعیت، برنامه زمانی و پیشرفت کار را اطلاع رسانی کنید.
در هایت، ما روی ساخت نوعی کاملا جدید از ابزار مدیریت پروژه تمرکز کرده‌ایم: ابزاری که برای هر تیمی کار کند و همکاری بی‌وقفه را به امری عادی تبدیل نماید. برای طراحان، این به معنای وظایف مبتنی بر چت، فرم‌های وظیفه مناسب برای درخواست‌ها و بازخورد و البته، ادغام محبوب فیگما با نرم‌افزار ماست. این ابزارها به ساده‌سازی گردش کار شما کمک می‌کنند تا بتوانید روی آنچه دوست دارید تمرکز کنید: خلق طرح‌هایی خیره کننده.
درباره قد هایت ابزاری برای مدیریت پروژه است که برای شرکت‌های با رشد سریع طراحی شده و انعطاف‌پذیری کامل برای پاسخگویی به نیازهای همه تیم‌ها در یک مکان را دارد. همکاری در طراحی را با … (جمله ناتمام است و ترجمه ادامه آن ممکن نیست) یکپارچه‌سازی مدیریت وظایف با فیگما گفتگوهای مربوط به پروژه‌ها و مسکن را مستقیما درون وظایف انجام دهید.
